回覧板ではお知らせを回すほかに町会費や募金などの集金をするときの事前文書を回すことがあります。
年に2回くらいですが、挨拶文の工夫、ちょっとした気遣いや言葉の使い方でスムースに集金できるようになるものです。
今回は
集金をする際に回覧板で回す事前文書の例を挙げてみたいと思います。
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事前文書に入れるべき内容
挨拶文の文例
集金の事前文書の例
訪問時に気を付けること
の順番で見ていきましょう。
事前文書に入れるべき内容
集金と言っても2つの場合があります。
一つは
町会費など町内会に入っていれば必ず払わなければならないもの、
もう一つは助け合い
募金など任意のもの、
です。
それぞれのケースについてもっと詳しく見てみましょう。
◆町会費
月毎に金額を決められていますが、4月に1年分を一括して払うのが通例になっています。
実際にその地区の組長さんが月毎に回って回収していたら大変な手間と負担がかかりますし、
領収書が必要なところはまとめ役の集配さんも大変なことになります。
例えば、
1ヶ月300円だとすると12か月分で3600円
となります。
この内訳もきちんと明記して一括で支払ってもらうよう確実に伝えます。
以下に気を付ける点をまとめました。
・
訪問日時をきちんと伝える
・
訪問当日に都合の悪い人への対応を明記する
・
誰に対しても失礼のない印象の言い回しをする
・
領収書については必要な人を調べておく
・
訪問先のリストを作ってから集金をする
・
簡潔でわかりやすく書く
こちらが伝えたいことはすべて盛り込むようにします。
領収書に関しては一般の家庭ではあまり必要ないと思われますが、属している町内会の慣習に従って用意します。
私の住んでいる地域の場合ですと、
医院、店舗、施設は経費として計上するため領収書が必用で、
その他の一般家庭では不用でした。
予め、用意して集金の時に渡すか、
全ての集金が終わったら集配担当に持参してそこで発行してもらい、
後日渡すかは町内会の慣習によりますのでそれに従います。
◆募金の場合
町内会によっては募金を集めているところもあります。
年末助け合い、日本赤十字、社会福祉協議会、などへの募金を伝統的に行っている地域もあります。
事前文書で気を付ける点は先程の町会費の場合と変わりありませんが、
払う払わないは任意であるという点が異なります。
ですから、支払いと金額の強制はできません。
私の属している町内会の班では募金をしてくれる世帯は3割くらいで、金額もそれほど多くありません。
集金後に集配担当に持参して金額を伝えるくらいです。
町会費の様に後日改めて訪問したりすることもしません。
ただ、次の人に引き継ぐときに募金をしてくれる世帯を簡単なメモ書きで伝えてあげると親切です。
盛り込む内容については以上のことをふまえて文言を考えます。
挨拶文の文例
冒頭の時候の挨拶に当たる部分ですが、二通りの書き方があります。
通常の季節感を入れた時候の挨拶を書く、
季節を問わない言い回しにする、
です。
これも町内会によってまちまちなので、自分の町内会の回覧板がどのようになっているか気にかけておくと参考になります。
いくつか例を挙げてみましょう。
◆頭語
冒頭に「拝啓」終わりに「敬具」を用いるのが一般的です。
より丁寧な言い回しでは「謹啓」、「謹白」とします。
◆時候の挨拶
季語+「～の候」「～のみぎり」「～の折」+相手を気づかう言葉
という形にします。
季語については季節や時期によって使えるものと使えないものがありますから、良く調べて選ぶようにします。
季語の例と使い方については
12月 １月 2月の時候の挨拶 ビジネスやお礼状に
手紙での時候の挨拶 11月下旬までの場合
７月 ８月 夏の時候の挨拶 手紙やメールで役立つ表現
3月 4月 春の時候の挨拶 お礼状やビジネスで
を参考にしてみてください。
・季語を使った例
新緑の候、皆様におかれましてはますますご健勝のことと存じます。
清和の候、会員の皆様におかれましてはますますご健勝のことと存じます。
など
・季節を問わない言い回しの例
時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。
ますますご清祥のこととお喜び申し上げます。
など
では具体的に集金時の事前文書の例を見てみます。
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集金の事前文書の例
集金に関する回覧板の文書は発信者の立場によっても多少文言が変わります。
でも、伝えるべき内容は同じです。
構成も含めて番号を振って紹介します。
実際の文書では番号はありません。
◆町内会長など役員が発信する場合
①
20○○年5月〇日
②
○○自治会会員各位
③
○○自治会 会長●●●●
④
町会費集金の件
⑤
拝啓 新緑の候、会員の皆様におかれましてはますますご健勝のことと存じます。平素は○○自治会の活動にご尽力いただき厚く御礼申し上げます。
⑥
さて、20○○年度の町会費を下記の要領で集金させていただきますので、お知らせいたします。
出費多き折かと存じますが、ご協力のほどよろしくお願い申しあげます。
尚ご都合等あれば、下記連絡先までご一報くださいますようお願い申し上げます。
敬具
⑦
記
１，町会費：3,600円(1ヶ月300円×12か月分)
２，集金期間：20○○年5月〇日〇曜日から20○○年5月〇日〇曜日まで
３，集金担当：各班の組長が行います。
上記の期間でご不在の予定がある方は事前に班長にお渡しいただきますようお願いいたします。
また、出来るだけ釣銭のないようご用意いただけると幸いです。
⑧
以上
実際のレイアウトは
①と③は右寄せ、②は左寄せです。
④は少し大きめのサイズにして中央寄せ、⑦は同じフォントのまま中央寄せ、
最後の⑧は右寄せです。
◆班の組長などが発信する場合
①
20○○年4月〇日
②
○○自治会 〇地区○○組会員各位
③
組長 ○○○○
④
町会費集金の件
⑤
拝啓、時下ますますご健勝のこととお喜び申し上げます。
さて、この度、〇地区○○組の組長を務めさせていただきこととなりました。皆様には何卒、お力添えいただきますようお願い申し上げます。
つきましては、今年度の町会費の集金を下記の日時で行いますのでよろしくお願いいたします。
敬具
⑥
記
町会費：3,600円(1ヶ月300円×12か月分)
日時：5月〇日(〇)10時から12時の間
当日は出来るだけ釣銭の無いよう、ご準備お願いいたします。
なお、当日ご予定のある方は(000ー0000ー0000)までご連絡くださいますようお願いいたします。
⑦
以上
班の組長が発信するのは自分が集金に回る日を知らせるためと、年度初めの自己紹介のためです。
町内会が定めた期間、すべて集金対応するのは現代では難しいでしょうから、
あらかじめ日にちを指定してその日に都合の悪い人と調整する方が効率的です。
◆募金の場合の例
募金の場合は基本的に任意なので自治会発信の回覧板に自分が集金する予定の日にちのメモ書きを添えて回す感じでよいでしょう。
①
20○○年12月〇日
②
○○自治会会員各位
③
○○自治会 会長●●●●
④
年末助け合い募金の件
⑤
拝啓、時下ますますご健勝のことと存じます。
平素は○○自治会の活動にご尽力いただき厚く御礼申し上げます。
さて、恒例の年末助け合い募金の集金を行います。
出費多き折、任意ではございますが、何卒ご理解とご協力のほどよろしくお願い申しあげます。
敬具
⑥
記
添えられている募金用の封筒を各世帯、一枚ずつお取りいただき、集金時に組長にお渡しいただきますようお願いいたします。
各班の組長は集金後、12月○○日までに集配担当にお渡しください。
⑦
以上
◆集金担当メモ書き例
①
20○○年12月〇日
②
○○自治会〇地区〇組会員各位
③
〇組組長○○○○
④
年末助け合い募金集金の件
⑤
平素はご協力、お力添えいただきありがとうございます。
さて、下記の日時で年末助け合い募金の集金を行います。何卒、ご協力の程よろしくお願いいたします。
⑥
記
日時：12月〇日(〇)13時から15時の間
集金に伺いました時、募金用の封筒をお渡しください。
当日、ご都合の悪い方は000ー0000ー0000までご連絡いただきますようお願いいたします。
⑦
以上
町会費や募金は年度初め、年度末など忙しい時期に集金することになりますから、
事前にお知らせを回して、予定を調整することがスムースに行うコツです。
訪問時に気を付けること
集金当日、また、集金後に行うこと、気を付けることをまとめてみましょう。
◆持ち物
・お金を預かるので、きちんとしたポーチやバッグを持参します。
封筒や袋に入れてくれる世帯ばかりではありませんから、
小さなチャック付きのビニール袋や封筒を集金する側も用意しておきます。
・領収書
町内会の慣習によっては集金時に渡すことがあります。
その場合には事前に名前を記入したものを用意して、その場で書かなくても済むようにします。
世帯すべてではなく、経費として計上する店舗などのみで必要な場合は、集配係に持参したときに発行してもらい、
後日届けるという場合もあります。
私の属している町内会では領収書は施設、店舗、医院などのみ必要で、後日届けるのが習慣となっています。
・釣銭用の小銭、紙幣
ピッタリ用意してくれなかった場合のお釣りを事前に用意しておきます。
◆言葉使い
・聞きなれた言葉を使う
自治体によっては自治会費、と言う呼び方をしますが、その地域で馴染んでいる言葉を使います。
どちらかと言うと「町会費」と言う言葉の方が年配の方には伝わりやすようです。
・はっきりと「○○自治会の○○○○です」と名乗る
回覧板で事前に連絡していれば、すぐに用件も分かってもらえますし、無駄なやり取りをしなくて済みます。
◆ノートを付ける
集金が終わったらノートに記録し、集金できた世帯、出来なかった世帯を記録し、
金額と照合します。
集金できなかった世帯には時間を空けて、または後日連絡し、集金の日にちを調整します。
上手くいかない場合は、集配担当の方や自治会の会長さんに相談します。
集金をする際に参考にしてください。
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