自分の住んでいる自治会や町内会では十数年に一度、
組長の番が回ってきます。
回覧板の準備や地方版のニュースのポスティング、町会費の集金などが主な仕事ですが、
年度初めには挨拶文をつくって回覧を回す際に挟んでおくとその後の仕事もうまくいきます。
今回は組長になった時の回覧板の挨拶文を紹介します。
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回覧板はその町内会ごとに決まった形式があって、会長さんが作成するので自分で作る必要はありません。
でも、組長就任の挨拶文は自分で作る必要があります。
では、
回覧板の基本的な構成
と
挨拶文を作るときの例
に分けて紹介していきましょう。
回覧板の基本的な構成
回覧板は書き方や形式がほぼ決まっています。
ここに挙げるのはその一例です。
◆回覧板の基本形式
凡そ下の画像のような構成で回覧板は書かれています。
①は赤文字で四角囲みの「回覧」という文字を書きます。
②には日付けを入れます。「令和〇年〇月〇日」や「令和〇年〇月」とします。
③は発信者です。町内会あるいは町内会長であることがほとんどです。
④表題を大きめの文字で書きます。回覧板の目的を明確にします。
⑤前文です。時候の挨拶や日頃の感謝を述べます。
⑥本文回覧の目的を明確に書きます。
⑦記です。ここは本文の補足情報を記載します。
⑧各家庭の印やサインをしてもらう欄を設けます。
下の画像ようになります。
自分で書くことは無くてもこの形式を知っておくと、急な用件で皆さんに何かをお願いするときにも文書を作りやすいでしょう。
では次に、この形式をもとに、新しく組長になった時の挨拶の回覧を作った例を紹介しましょう。
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組長挨拶の例文
通常は町内会で前の組長の方から引継ぎがあり、役員関係には自分が新しい組長であると分かりますが、
他の方々にはわかりません。
世帯が多い場合には一軒一軒挨拶に行くわけにもいきませんから、
回覧板を使って年度の初めにご挨拶をするのがこの後の仕事をスムースに行うために大切です。
組長になってからの初仕事はおそらく町会費の集金になることが多いでしょう。
年度の始めですし、ご挨拶を兼ねて、いつ集金に伺うかも記しておくと効率的に集金できるでしょう。
では二つの例文を紹介します。構成は上の例に従っています。
◆挨拶のみの例文
①回覧
②令和2年4月〇日
③○○町自治会〇班 組長 ○○○○
④組長 就任のご挨拶
⑤拝啓 平素は○○自治会の運営に格別のご協力ありがとうございます。
⑥この度、〇年度の組長となりました○○○○と申します。1年間ではございますが、皆様のご協力を賜り無事に努めたいと存じます。
何卒よろしくお願い申し上げます。
敬具
◆挨拶文と集金のお知らせを兼ねた例文
①回覧
②令和2年4月〇日
③○○町自治会〇地区〇班 組長 ○○○○
④組長 就任のご挨拶および町会費集金のお知らせ
⑤拝啓 平素は○○自治会の運営に格別のご協力ありがとうございます。
⑥この度、〇地区〇班の組長となりました○○○○と申します。1年間ではございますが、宜しくお願い申し上げます。
さて、下記の通り町会費の集金に伺いたく存じます。ご多忙中誠に恐れ入りますが、よろしくお願いいたします。
敬具
⑦記
集金日時：4月〇日(〇) 10：00～12：00
金 額：3,600円(1ヶ月300円×12ヶ月分 一括払い)
※釣り銭の無いようご用意お願いします。
まずは書中にてご挨拶かたがたご案内申し上げます。
以上
町会費は習慣的に集金の時期を回覧で知らせることもなく、年度初めにまとめて払うことが多く、
その方が組長や集配の係の負担が少なくなります。
集金の際には領収書が必要な方の人数の確認もしておきましょう。
特に店舗や法人が班内にあるときは注意しましょう。
組長は役員ほどではなくてもそれなりに時間を取ってその業務を行わなくてはいけません。
仕事をスムースに行うためにも周りの方の協力は必要です。
挨拶をしておくかどうかでかなり違ってきますので、ぜひ挨拶文を回覧で回しておくことをお勧めします。
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