今年は各種イベントの中止が相次ぎましたが、
特に8月は一年のうちで地域でもたくさんのイベントがある月です。
今回は何かの催しが中止になった場合のお知らせの書き方を時候の挨拶とともに紹介します。
主に個人的なものと公に行うものとでは文面も違ってきますので、
その辺りにも触れていきます。
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必ず伝えなければいけないこと
個人的な催しの場合と公の場合の違い
個人的催しの場合の例文
公の催しの場合の例文
の順番で進めていきましょう。
中止の文章で必ず伝えること
予定していた行事や催しを中止にする場合には
中止の理由
お詫び
延期の場合には再開時期
代表や主催団体の連絡先
を明記して速やかに告知する必要があります。
個人的な行事や催しの場合には延期することはほとんどなく、連絡先などは不用なこともあります。
例えば、
葬儀、法要などの仏事、結婚式の慶事などです。
これとは反対に夏祭りやスポーツの競技会、演劇、コンサートなどは延期をすることも多く、
再開時期が見通せない場合でも、主催側の連絡先を明記しておきます。
かなり前から事前準備をする関係で、利害関係が生じている場合には必ず書く必要があります。
では具体的な構成を見てみます。
個人的な場合と公の場合の違い
基本的な構成は以下のようになります。
①表題
②時候の挨拶
③本文
④記
⑤日付
個人的行事の場合には本文中に報せるべき内容を含めてしまえることが多いので、
④の記は省略することがほとんどです。
公の文書の場合には季節に応じた時候の挨拶ではなく、
ビジネス文書などに使われるような季節を問わない挨拶を用いることも多くあります。
天災や被災した方々が多くいる場合、主催側の落ち度での中止延期の場合は特にこの傾向が強まります。
◆8月の時候の挨拶の例
・季節を問わず使えるもの
時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます
時下ますますご健勝のことと存じます
皆様におかれましてはますますご繁栄のこととお慶び申し上げます。
・季語を使用したもの(8月)
猛暑のみぎり、皆様にはつつがなくお過ごしのことと存じます。
処暑の候、常々お心遣いに預かり心より御礼申し上げます。
早涼の候、平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます
・個人的な手紙などでつかわれるもの
拝啓 厳しい残暑が続いていますが、いかがお過ごしでしょうか
暦の上では秋となりましたが、毎日暑い日が続いております
朝顔の花にも名残惜しさが感じられる頃となりました。お変わりなくお過ごしでしょうか
この他各季節の季語や形式については
3月 4月 春の時候の挨拶 お礼状やビジネスで
７月 ８月 夏の時候の挨拶 手紙やメールで役立つ表現
手紙での時候の挨拶 11月下旬までの場合
ビジネス文書で使う時候の挨拶 10月中旬の場合と形式
時候の挨拶 10月上旬に学校関係の文書を作る場合の注意点
時候の挨拶 7月中旬にビジネスで使う表現
を参考にしてください。
では実際に文例を紹介していきましょう。
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個人的な催しの場合の文例
◆法事その他仏事の例
拝啓 処暑の候 皆様におかれましてはますますご清祥のことと存じます
去る７月３０日に永田正順 儀 永眠いたしました
ここに個人が生前賜りましたご厚誼に対し衷心より御礼申し上げます
葬儀 告別式に関しましては 昨今の事情を鑑み
家族のみで執り行わせていただきました
ご連絡が遅れましたことを心よりおわび申しあげます
まずは略儀ながら書中にてご挨拶申し上げます
敬具
令和〇年８月
葬儀の前に送ったり、葬儀の日にちを記すと来訪してしまう方もいるかもしれませし、
香典を送ってきたりする方も居るかもしれません。
事後に知らせるようにした方が良いでしょう。
◆結婚式、披露宴の中止
謹啓 早涼の候 ますますご清祥のこととお慶び申し上げます
このたびは私たちの婚礼に際しまして ご祝福をいただき誠にありがとうございます
突然のことでございますが 9月〇日によ予定しておりました挙式 披露宴の開催を中止させていただくことといたしました
ご多用の中 ご予定いただきましたにもかかわらず誠に申し訳ございません
ご迷惑とご心配をおかけいたしますが 昨今の事情を鑑み
何卒ご理解いただきたく存じます
未熟な二人でございますので
今後とも変わらぬご指導とご厚誼を賜りますようお願い申し上げます
略儀ながら書中をもちましてお詫び申し上げます
謹白
令和 2年 8月
・延期の場合には改めて日時を知らせる旨の文言を入れておきます
9月〇日に予定しておりました挙式 披露宴をやむなく延期させていただくことと相成りました
突然の延期となり大変ご迷惑をおかけいたしますことを心よりお詫び申し上げます
あらためて日時が決まりましたらご連絡させていただきますので
その際にはご臨席賜りますようよろしくお願い申し上げます
◆定例の行事の中止
○○句会中止のご案内
拝啓 堪え難い暑さが続きますが ご壮健にご活躍のことと存じます
さて、今月20日に予定されておりました恒例の○○句会ですが、
新型コロナウイルス感染拡大の状況を鑑み 中止とすることといたしました
急なご連絡となりご迷惑をおかけいたしますが
会員の皆様には何卒 ご理解賜りますようお願い申し上げます
取り急ぎ書中にてご挨拶申し上げます
敬具
公の催しの場合の例文
◆夏祭り中止のお知らせ
○○町内会夏祭り中止のお知らせ
拝啓 平素は当自治会の活動にご協力いただき有難うございます
8月〇日に予定されておりました ○○町内会夏祭りは新型コロナウイルスの感染拡大の状況を鑑み
中止とさせていただくことといたしました
準備に携わっていただいた方々 出店を予定されていた方々には大変ご迷惑をおかけいたしますことを心よりお詫び申し上げます
何卒ご理解のほどよろしくお願い申し上げます
敬具
令和2年7月
◆その他町内会イベントの中止のお知らせ
子供部夏のイベント中止に伴うお知らせ
盛暑の候 ますますご清祥のことと存じます
さて 今年度の夏のレクリエーション スイカ割り大会 ビンゴゲーム大会は中止となりました。
そこで今年度は子供部保険加入の子どもたちを対象にクオカードを下記の日程で配布いたします。
防犯上、また3蜜を避けるため配布時の引き取りは保護者の方のみとさせていただきます。
ご多忙のことと損じますが、ご理解とご協力の程宜しくお願い申し上げます。
なお、やむを得ず都合がつかない方、最近転入された方、また、ご不明な点がある方は下記連絡先までお問い合わせください。
記
引き取り日時：8月16日(日) 午前10時から11時(A B C班)
午前11時から12時(D E班)
場所：○○町会館
配布対象者：子供部保険加入者
引き取り者：子供部保険加入者の保護者
連絡先：子供部部長 ○○○○ 090‐△△△△‐××××
以上
◆展示や教室などの中止や延期の場合
○○会 ○○展中止と体験教室延期のお知らせ
平素は格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます
このたび新型コロナウイルスに罹患された皆様と感染拡大により生活に影響を受けられている地域の皆様に心よりお見舞い申し上げます。
皆様の健康と安全を考慮いたしました結果、以下のイベントとおよび教室は中止または延期とさせていただくことといたしました。
お出かけの際はご注意ください。
どなた様もどうぞご自愛くださいますようお願い申し上げます。
中止となるイベント
１、第〇回 ○○会○○展(9月〇日 ○○会館)
２、○○教室 作品展示会(9月〇日 ギャラリー××)
これらの催しは中止となりました。
お出かけの際にはご注意ください。
延期となるイベント
１、○○会主催 陶芸教室(9月〇日)
２、陶芸こども体験教室(9月〇日)
３、第〇回○○祭(10月〇日)
以上のイベントの詳しい日程は未定です。
詳細は弊社広報部までお願いいたします。
株式会社○○ 広報部 イベント企画課
TEL：○○ー●●●●ー○○●●
FAX：○○ー○○○○ー○○○○
E‐mail：×××@××
イベント規模が大きくなるほど、利害関係が大きく影響し、損害も大きくなりますので、
半年、遅くとも数か月前には決定をするようにします。
比較的小規模なものでも早めに決定をして知らせるようにします。
是非参考にしてください。
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