時候の挨拶をつかう文書の中で結構気を遣うのが学校関係の文書です。
10月上旬は行事や父兄へ向けての連絡事項も多いのでお知らせを作るほうは大変です。
学校関係の文書は主に
学校側が製作して保護者に宛てて渡すもの
保護者が他の保護者宛に渡すもの
の2種類があります。
どちらが厄介かと言えば保護者が作るものですね。
まず、文面や言葉遣い、最後に配ってもらう学校側のチェックが必要になるのでクリアするハードルが多くなります。
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今回は保護者が作る場合の学校関係の文書について触れていきます。
良く使う10月上旬の時候の挨拶にも触れますので、文書を作る際のお決まりの挨拶の参考にしてください。
学校関係の文書には決まった形がある
学校関係の文書は保護者(PTA)が作る場合でも管理は学校側がするということも少なくありません。
それをしやすくするために一応のルールが決められていることも多くあります。
◆学校関係の文書の定型
このブログの記事
時候の挨拶 5月下旬に学校関係の文書を書く時の注意
で詳しく取り上げていますが、おおよそ次の様な構成で作るのが標準とされています。
①文書番号
学校の正式な文書には入ることが多い。
②日付
文書が配布される日付を書きます。
③宛名
保護者の皆様、○○先生など
④発信者の名前
部門名、代表者名を書きます。
⑤件名
何についてのお知らせかを明確にします。
⑥前文
ここに時候の挨拶を入れます。
慣例で入れない学校もあります。
⑦主文
「さて、」など話題の転換が明らかになる言葉を入れて書き出します。
伝えたいことを書きます。
⑧結び
終わりのあいさつに当たる部分です。
⑨別記
イベント、行事の日時や場所、持ち物、問い合わせ先、注意事項などをまとめて書きます。
⑩締めくくり
形式上、「以上」と右端に入れて締めくくります。
このように書くと、伝えたいこと、相手に対する礼儀の面でも整ったものが出来上がります。
さらに学校関係の文書には使うことがふさわしくない言い回しがあります。
明らかにNGというのではなく、ちょっとした言葉の表記の部分なので非常に間違いやすいので注意が必要です。
◆使わない方がよい表記
一例を挙げると
子供：「
子ども」と書く
子供達：「
子どもたち」と書く
友達：「
友だち」と書く
御礼：「
お礼」と書く
など。
左側が間違い、右のカッコ内の表記が正しいものです。
他にもありますが、学校文書の正確な表記はこのブログの記事
時候の挨拶 5月下旬に学校関係の文書を書く時の注意
の後半にまとめてありますから、文書を作り終えた時のチェックに利用してください。
文書はほとんどの場合、パソコンを使用して自動変換されるのでついついやってしまいがちですが、最後に必ず目を通して修正しておきましょう。
では、実際に文書を作るときに気を付けることを見ていきましょう。
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文書を作るときの注意点
注意点といっても挨拶は形式的なものでよいし、内容もほぼ決まっているのでそれほど多くありません。
伝わりやすくすることと、読んだ時に分かりやすくることくらいです。
具体的には
・
簡潔に
・
一文は短く
・
接続詞を使わない
・
複数枚にならないように
・
連絡先、問い合わせ先をはっきりさせる
ようにします。
特に、文章が接続詞でたくさん繋がれていると読みずらいですし、伝えたいことがはっきりしません。
その場合には一文一文独立した短い文にした方が読みやすいものです。
複数枚にならないようにまとめるのも大切なポイントです。
PTAが作ったものでも学校のホームルームで配布してもらうことが多いはずですから、配られた生徒は無くしてしまう可能性もあります。
2枚以上にするとホチキス留めする手間もかかります。
それに専制に配布をお願いするタイミングも重要です。
◆お知らせの配布をお願いするタイミング
先生たちも最近は何かと忙しいのが現状です。
授業の後に用事や研修があるときなどは避けるほうが無難です。
時間に余裕のある日を選んで配ってもらった方がお互いに気を遣わなくて済みます。
また、文書を配ってもらうことを何日か前に事前に相談して、日にちを決めるようにすれば先生たちも時間をとってくれるでしょう。
10月の時候の挨拶
では時候の挨拶に触れましょう。
10月に使われる季語や季節を表す言葉についてはこのブログの記事
季節の挨拶 １０月にビジネスや個人宛ての手紙に使う表現
で詳しく扱っていますが、
学校関係の文書の場合は公式な文書に準ずる扱いをするのが無難です。
ですから、
仲秋の候 清秋の候 秋冷の候 紅葉の候
など改まった言い回しや
菊薫る頃
すがすがしい秋晴れの今日この頃
木々の葉も鮮やかに色づいてきました
日に日に秋は深まってきます
大空も高く澄み切って
いよいよ読書の季節
などの季節を表す言葉を選びます。
時候の挨拶の基本的な形は
季語＋候/みぎり＋安否の挨拶
または
季語、季節を表す言葉＋安否の挨拶
なので文書の雰囲気に合ったものを選んでください。
学校文書の場合は安否の挨拶や相手を気遣う文言は必要ない場合も多いです。
その学校の文書の定型にもよりますが、お知らせの場合はそれほど気にしなくてもよいでしょう。
秋冷の候 スポーツの秋となりました。
運動会、体育祭の通知ならこのくらいでも十分です。
時候の挨拶を入れる箇所は先ほどの⑥、前文の個所です。
季節の挨拶 １０月にビジネスや個人宛ての手紙に使う表現
には様々なケースの言い回しを紹介しているのでそちらも参考にしてみてください。
文書が出来上がった時に先ほどの表記とともに学校側にチェックをしてもらうことも忘れずに。
学校側の最終チェック
10月の上旬ころのお知らせは体育祭や運動会、文化祭などいろいろと保護者の方々に協力してもらうものが多くなります。
その際にも、
先生を通して配布するので内容を必ず見てもらうようにしてください。
間違いがあれば訂正してもらいます。
また、特に問題なくても、内容を事前に学校が早い段階で把握している方がことがスムースに運んでトラブルが少なくなります。
チェックしてもらう際には次のことに注意してください。
・訂正部分には赤線を引いて、正しく直してもらう
・口頭での訂正は受けない
・時間には余裕を持つ
後でトラブルにならないためにも、必ず記録に残る形で訂正してもらいます。
いくら時間がなくても口頭では、後で何度もやり直しになったりすることがあるので、訂正箇所を書き込んでもらいましょう。
出来上がった文書を見てもらうには時間に余裕をもってお願いするようにします
先生たちも10月はいろいろと忙しかったりしますので、早めに仕上げてみてもらう方が気持ちよく引き受けてくれるでしょう。
学校関係の文書では時候の挨拶は形式的なものです。
むしろ、内容がきちんと伝わりやすいか、きちんとした表記になっているか、学校側のチェックは入っているか、に気を配ってください。
10月上旬は色々と行事関係のお知らせが多く作られます。
その際の形式や表記の参考にしてください。
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2017-07-25 08:30
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