時候の挨拶をビジネスで7月中旬に使う場面は夏季休業のお知らせを取引先に出す場合でしょうか。
夏季休業は大抵、お盆休みに合わせる企業が多いと思いますが、それをずらして休業する会社もあります。
お知らせは休業の1か月くらい前に先方に届く様にするのが礼儀ですから、8月の中旬に休むのであれば、
7月の中旬には相手に到着していなければなりません。
今回は7月中旬にビジネス文書で使う時候の挨拶の書き方と季語
休業のお知らせの書き方の一例を紹介します。
7月中旬の時候の挨拶
ビジネス文書では公式な表現を使用します。
それは
季語/季節を表す言葉＋候/みぎり＋先方を気遣う言葉
です。
公式な文書なのでこの表現方法を使うのが常識です。
◆7月中旬の季語
季語はよく文書でつかわれるものを使用します。
7月中旬を7日から22日くらいとすると、その期間に使われる季語は次のようになります。
小暑 猛暑 盛夏 酷暑 冷夏 極暑 炎暑 など
ちなみに小暑は7月7日頃から22日くらいまでとされています。
7月下旬の季語、「大暑」は7月23日ころとされていて、小暑から大暑までを暑中と言います。
特別な事情がない限りはよく使われるこれらの季語を使用します。
例
猛暑の候 盛夏の候 酷暑の候 小暑の候 炎暑の候 冷夏の候 など
また、時候の挨拶を含めないビジネス文書もあります。
その際には「
時下」という言葉が使われます。
「時下」とは今、日頃、目下、という意味です。
例
時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
この文言は季節を問わず使えます。
◆相手を気遣うことば
普通の個人あての手紙とは違っていて、文言は決まった形があります。
・法人や団体、組織宛の送る文書：
ご清栄 ご盛栄 ご隆盛 ご隆昌
・個人宛ての文書：
ご健勝 ご清祥 ご清栄
「
ご清栄」は団体、個人どちらでもつかえるので、迷ったらこの言葉を使うのが無難です。
例
貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。(企業)
貴社ますますご盛栄のこととお慶び申し上げます。(企業)
貴社ますますご隆昌のこととお慶び申し上げます。(企業)
○○様におかれましては益々ご清祥のこととお慶び申し上げます。(個人)
○○様におかれましては益々ご健勝のこととお慶び申し上げます。(個人)
形式的なものなので、そのまま使えます。
では例文をつかって、7月中旬の時候の挨拶と夏季休業のお知らせの注意点を見ていきましょう。
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夏季休業のお知らせの例文
まず、このサンプル画像を見てください。
それぞれ番号がついていますので、それに合わせて説明していきましょう。
①日付
基本的に平成など元号を使った和暦を使用します。
日付は発送、発信する日付です。
②宛名
送る相手、部署がはっきりしている場合は明記します。
会社名、部署、役職、氏名を記入します。
不特定多数に宛てる場合は例のように
取引先各位 お客様各位
とします。
③発信者
会社名と代表者名を明記します。
④件名
中央にやや大きめに書きます。
⑤語頭、時候の挨拶
基本的な礼儀として「拝啓」などの語頭を付けます。
最後は「敬具」で締めくくります。
時候の挨拶は先ほど説明した通りです。
この後に日頃の感謝の気持ちを述べます。
毎度格別のお引き立てを賜り厚く御礼申し上げます。
がこの部分です。
これも形式的な文言です。
⑥本文
文書の主文の部分です。
夏季休業する旨を知らせます。
同時に関係取引先に迷惑をかけてしまうかもしれないことをお詫びする気持ちも表します。
休業期間は業務に実質、対応できないことも断っておきましょう。
⑦末文
ほぼ定型な文言です。
まずは書面にてご連絡申し上げます。
の部分です。
最後の分の締めくくりに「拝啓」に対応する「敬具」で締めくくります。
⑧別記
夏季休業の具体的な期間、日時、緊急連絡先等を明記します。
緊急連絡先を明記しておいてもすべての事案には対応できない旨を付け加えておくとより親切です。
最後は右下に「以上」と書きます。
ビジネス文書の時候の挨拶は定型のものを決めておけば迷うこともないと思います。
7月中旬は梅雨明けの影響で気温が違ってきますので、
送る日にあった季語をいくつか選んでおくと慌てません。
夏季休業の前には業務が忙しくなりがちです。
早めの準備でお知らせを作ってください。
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