最近は少なくなりましたが、
町内会で新年会を開催する地域もあります。
主に役員の方たち、各組長などが集まって親睦を深める数少ない機会になります。
新年会の案内文は一月ほど前あたりに回覧にして知らせるのが一般的ですが、
戸別にポストに投函したりするところもあります。
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今回は
回覧の場合の例文
戸別に渡す場合の例文
中止の場合の例文
を紹介します。
回覧板の形式はほぼ決まっていますので、それに従って書けば特に問題もありません。
それでは順番に見てみましょう。
案内文を回覧する場合
ごく一般的な回覧板の書き方と同じです。
予め出席者を把握したい場合には、別紙で名前を記入する欄を設けたものを一緒に回すようにします。
◆案内文の例文
回覧
○○自治会 会員各位
令和〇年１２月〇日
○○自治会会長 ○○○○
新年会のご案内
新年あけましておめでとうございます。
皆様の自治会の行事ならびに活動にご協力を賜り、心より御礼申し上げます。
さて、新年を迎えるにあたり、皆様の地域活動へのご協力をねぎらうとともに来るべき年の飛躍を祈念して、恒例の新年会を下記の通り開催いたしますのでご案内いたします。
なお、案内状は各一枚ずつお取りいただき、出席希望の方は別紙にお名前をご記入の上、ご回覧ください。
記
日時：令和〇年１月〇日 ○○時より
場所：○○〇屋 (○○町○○ ＵＲＬ：ｈｔｔｐ００００００００)
会費：3,000円
幹事連絡先：自治会長 ○○○○ ℡０９０－００００－００００
この他、案内状には開催場所の地図や最寄りの駅を掲載しておくと親切です。
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戸別に案内文を渡す場合
戸別の場合には手紙での案内の文書の書き方に準ずるようにします。
◆案内文の例文
○○自治会 会員各位
令和〇年１月〇日
○○自治会会長 ○○〇〇
新年会のご案内
拝啓
謹んで新春のお慶びを申し上げます。
旧年中は○○自治会の行事ならびに活動にご協力いただき心より御礼申し上げます。
本年も変わらぬご協力の程をよろしくお願い申し上げます。
つきましては、会員皆様の旧年中の労をねぎらうとともに、さらなるご活躍を祈念し、下記の通り新年会を開催したいと思います。
ご多忙中とは存じますが、ぜひご出席いただきますよう、よろしくお願い申し上げます。
敬具
記
日時：令和〇年1月〇日 ○○時より
場所：居酒屋○○〇
○○町〇丁目○○ ℡０００－００００－0000
会費：1名1000円
尚、準備の都合上、〇月〇日までにご出欠を幹事○○○○までご連絡いただきますようお願いいたします。
幹事○○○○
℡０９０－0000‐0000
fax００‐0000‐0000
e-mail：0000＠0000jp
年が明けてから案内文を配布した例です。
出欠を確実に把握するため、返信用のはがき等を同封して返送してもらうこともあります。
中止の場合の案内文
特に感染症が流行している場合は人が集まる場所での行事は中止になることもあります。
毎年恒例行事として行われているものはあらかじめ中止になる旨を自治会の会員に報せる必要があります。
この場合は出欠を確認する必要が無いので、回覧が適当です。
◆案内文の例文
回覧
○○自治会 会員様各位
令和〇年１月〇日
○○自治会会長 ○○○○
新年会中止のお知らせ
謹んで新年のお慶びを申し上げます。
旧年中は○○自治会の行事ならびに活動にご協力いただき心より御礼申し上げます。
本年も変わらぬご協力の程をお願い申し上げます。
さて、毎年恒例となりました、○○自治会新年会ですが、中止することといたしました。
急なご案内となり、まことに申し訳ございません。
現在の状況を鑑み、何卒ご理解の程よろしくお願い申し上げます。
回覧板の基本的な書き方については
回覧板の挨拶文 組長になったの場合は
を参照してみてください。
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