学校文書は通常、毎月生徒を通して発行されるものですが、緊急のお知らせを保護者向けに出すことがあります。
それはインフルエンザや新しい感染症が流行したときなど、急な行事変更、学級閉鎖、学校休業などを行う場合は速やかに確実にお知らせを出す必要があります。
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この記事を書いている時点ではコロナウイルスが世界的に流行していて、
日本でも多くの学校の休校や行動の自粛が行われています。
今のところ国から自治体への要請という形で各自治体が判断して学校が保護者に措置を知らせるものですから、
どういったことを行うのかを明確に伝える必要があります。
今回はその際の学校文書の例を紹介したいと思います。
１、伝えるべき内容と構成
２、緊急のお知らせの例
に分けてみていきましょう。
伝えるべき内容と構成
緊急のお知らせでは簡潔に誰にでも分かるように正確に伝わることが重要です。
基本的には下のような構成にを取ることが多くなります。
◆基本的な内容
①お知らせの趣旨と経緯
緊急のお知らせをする経緯とその趣旨を簡潔に説明し、
保護者に理解を求めます。
②記
ここには以下の事を明確にします。
今回は学校を休業する場合です。
１、休業する期間
２、その間の行事対応
３、家庭学習について
４、休業中の指導について
５、通知表など年度に関わる場合はその扱い
◆特別なお知らせ
学校が休業している間に家庭学習が困難な児童に対しての措置をした学校も今回は多く見られました。
その場合はもう一通お知らせを準備します。
①お知らせの趣旨と経緯
ここでは教室を利用して児童を預かる方針を示します。
家庭学習が困難な環境の児童を持つ保護者にはありがたい措置です。
②記
１、この措置の目的
２、対象となる児童と実施する期間
３、教室でのすごし方などのスケジュール
４、持ち物、必需品など
５、利用にあたっての留意事項
６、申し込み方法と申込期限
これらのお知らせは生徒に持たせるというよりも、近年では学校のホームページに掲載して共有することが多くなっています。
また、日付や宛先、発信者の書き方はこのブログの記事
時候の挨拶 ９月下旬の学校関係の文書の作り方と例
などを参考にしてみてください。
ではそれぞれの具体的なものを見てみましょう。
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緊急のお知らせの例
１、学校を休校にする場合のお知らせの例
令和〇年2月28日
保護者各位
○○市立○○小学校
校長 ○○○○
臨時休業に関するお知らせとお願い
令和○年〇月〇日に開催されました○○感染症対策本部の結論をふまえ、○○総理大臣は令和〇年〇月〇日から全ての小、中、高、特別支援学校について△△まで臨時休業を行うよう要請いたしました。
この要請に基づき、○○市教育長からの「臨時休業のお知らせとお願い」を児童に配布いたしました。
当校といたしましても、生徒の安全を第一に考えて、下記のような対応をしてまいりますので、保護者の皆様にはご理解とご協力をよろしくお願い申し上げます。
なお、感染の状況は刻々と変化しており、予想が困難な状況にあります。お知らせできる情報は限られてくると思いますが、情報は当校のホームページ、メール等で共有してまいりますのでご理解いただけますようお願い申し上げます。
記
１、休業の期間について
〇月〇日(月)～〇月〇日(月)の予定
状況によってはこの期間よりもさらに延長される可能性もあります。
その際には教育長名の文書とともに事前にお知らせいたします。
２、卒業証書授与式について
現在のところ○○教育委員会からの指示に従い、本校では参加者を卒業生、保護者、教職員に限定して実施する予定です。
この際には保護者の方の出席は各家庭1名までとさせていただき、時間を短縮、会場の窓や扉を開放して行います。
卒業生の児童および保護者の方々には大変申し訳なく思いますが、ご理解のほどをよろしくお願いいたします。
３、家庭学習について
各学級の担任より出された課題を行ってもらいます。
本日配布された課題の一覧に基づき、学習をご支援いただければと思います。
今後の学習内容の変更等はホームページに掲載いたしますので、ご確認ください。
４、休業中の対応について
休業期間中は家庭での生活と学習が基本となりますが、以下の事に関しては直ちに学校へご連絡ください。
・感染症の予防について不明な点があるとき
・休業期間中の家庭でのすごし方がわからないとき
・お子様に咳、発熱等の体調の変化があったとき
５、通知表について
今までの学習と生活態度に基づき、各担任が作成し、お渡しする予定です。
現在のところ詳細が決まっておりませんので、渡す方法や時期は決定次第、お知らせいたします。
ご理解の程、宜しくお願いいたします。
２、休業中、家庭での対応が困難な児童を受け入れるお知らせ
令和〇年〇月〇日
保護者各位
○○市教育委員会 教育長
○○市立○○小学校長
臨時休業期間に家庭での対応が困難な児童への特別措置について
別紙でお知らせした臨時休業の期間中に共働き等で家庭での対応が困難な事情のある児童について、各家庭の事情を考慮し、特別に学校でお預かりすることを決定いたしました。
つきましては、別紙申込書で受付いたします。
記
１、児童預かりの目的
今回の臨時休業に当たり、共働き等の家庭の事情で日中1人で過ごさなくてはならない状況となる児童について学校施設を利用し児童が過ごすための場を提供するため。
２、対象児童と期間
対象児童：小学校第一学年から第三学年までの児童、および特別支援学級在籍の児童
期間：令和〇年〇月〇日から臨時休業が終了するまでの期間
※この期間中も土曜、日曜、祝日は預かりを行いません。
３、期間中の過ごし方
児童の受け入れ時間：午前8時30分から13時まで(開場は午前8時20分)
過ごし方：教室、図書館を利用して、自習、読書をして過ごします。教員による授業はありません。
担当者：学校職員、当番の教員
給食：午前中の預かりであるためありません。
４、持ち物
お子様には次のものを持たせてください。
筆記用具 教科書等の学習用具 本 水筒 マスク ハンカチ など
５、利用にあたっての留意事項
・教室での感染には細心の注意を払いますが、リスクがゼロではないことをご理解ください。
・送迎は保護者の方が行ってください。
・学校では職員、教員の指示に従ってください。
・朝、登校される際には事前に自宅で体温を測定して、担当のものに報告ください。
・熱がある時には参加できません。
・地域での感染者の急増など状況が変わった際には感染拡大を防止するため、受け入れを中止する場合があります。
６、申し込み方法
〇月〇日から〇月〇日までの期間午前8時30分から午後16時の間に事務室まで直接申し込みお願いいたします。
緊急の状況にの時に参考にしてください。
言葉使いも誤解のない、シンプルで一文も短めにするほうがよいでしょう。
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