6月は暦の上では夏の始まりであり、梅雨など気温が大きく変化する時期でもあります。
時候の挨拶に使う季語にもそれがよく表れています。
ビジネス文書で使う表現は決まった形に、季語を当てはめるだけですが、
出来るだけ気候にふさわしいものを使うようにします。
今回は6月初旬の季語とビジネス文書で使う形式を紹介します。
１、
6月初旬の季語と表現方法
２、
ビジネス文書の注意点(担当交代の場合)
３、
担当が変る場合の挨拶状の例
の順番で進めていきます。
6月初旬の季語と表現方法
6月の初旬は二十四節気では
小満(5月21日頃から6月5日頃)
芒種(6月6日頃)
に重なります。
この他、初旬によく使われる季語には
梅雨 入梅 長雨 初夏 向暑 薄暑 万緑 紫陽花
などがあります。
これから始まる梅雨を思わせるもの、夏の始まりの暑さを感じさせるものに分かれますが、
その年の梅雨入りの時期や気温に合わせて使い分けます。
社外に宛てるビジネス文書は改まった形の時候の挨拶を使いますので、
これらの季語を当てはめる形式は
季語/季節を表す言葉＋候/みぎり/折＋相手を気づかう言葉
を用います。
相手を気づかう言葉ですが、ビジネス文書では、
貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
貴社ますますご繁栄のこととお慶び申し上げます。
皆様におかれましてはますますご健勝のことと存じます。
皆様におかれましてはますますご壮健のことと存じます。
といった決まった形を用います。
◆例
向暑の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
梅雨の候、皆様におかれましてはますますご健勝のことと存じます。
万緑の候、貴社ますますご繁栄のこととお慶び申し上げます。
など
ビジネス文書など公式な文書にはこのような表現を用います。
それでは、実際の文書の例を見ていきます。
ビジネス文書の注意点(担当交代の場合)
今回採りあげるのは担当が交代するときの挨拶状です。
その際には気を付けなくてはいけない点があるので、
それを抑えておきます。
◆担当交代の挨拶状の注意点
・順番を間違えない
社外のある取引先の窓口になっている人が異動、退職で変わる時には
まず、前任者が挨拶状を出し、次に新任の担当が挨拶する
という順番を守ります。
挨拶状を出さずに直接、挨拶に行くときにでも同じです。
面識のない人からいきなり、担当が変りました、という挨拶を先方にするのは大変失礼になります。
新しいものが挨拶に行きます、ということを事前に通知していくおくことが大切です。
・表現についての注意
担当者個人の交代なので、本文に
「
さて、私こと～」「
さて、私儀」
という書き出しにします。
担当者の交代でも、会社が担当の交代を伝える場合はこの表現は使いませんが、
担当者本人が先方に挨拶状を出すときには通常よりもへりくだった表現を使います。
書く位置も、横書きならば右端、縦書ならば、行の一番下におきます。
◆挨拶文の構成
①前文
時候の挨拶の定型文、日頃の感謝を伝える言葉などを書きます。
ほぼ形式的なものです。
②主文
ここで、担当者の交代を知らせます。
交代の事由、今までのお礼、新任者の紹介、変わらぬお付き合いをお願いする言葉、などを書きます。
③末文
結びの挨拶、結語などを書きます。
ここもほぼ形式的な文言です。
④後付け
日付と自分の署名を書きます。
日付は和暦で発送する日付にします。
異動で担当交代するときには移動先の部署や役職もここに記します。
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では6月初旬に挨拶状が到着する例を挙げてみましょう。
担当が交代する場合の挨拶状の例
まず、担当者個人からの挨拶状の場合です。
◆担当者個人からの例(退職の場合)
拝啓 向暑の候、貴社ますますご発展のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご愛願を賜り誠にありがとうございます。
さて、私儀
ＡＡＡＢＢＢ株式会社を一身上の都合により退職することとなりました。
○○部在職中はひとかたならぬご芳情をいただき、改めて厚く御礼申し上げます。
なお、後任は同事業部の○○〇〇が担当いたします。後日、事業部長□□ともどもご挨拶に参りますので、その節はよろしくお引き立てのほどお願い申し上げます。
また、担当業務につきましては遺漏なく引継ぎを行いましたので、何卒、従前同様のご指導ご鞭撻のほどよろしくお願い申し上げます。
まずは略式ながら書中をもて御礼と担当者交代のご挨拶申し上げます。
敬具
平成○○年6月4日 △△△△
◆担当者個人からの例(異動の場合)
拝啓 万緑の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素はひとかたならぬご愛願を賜り誠にありがとうございます。
さて、私こと
この度、6月4日付で名古屋支社勤務を命じられ、このほど着任いたしました。
東京本社在任中は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます。本社での営業経験を活かし、今後は当地にて業務に精進いたす所存でございます。
つきましては、今後も変わらぬご指導、ご鞭撻を賜りますよう心よりお願い申し上げます。
なお、後任は同事業部の○○○○が担当し、後日ご挨拶にお伺いさせていただきます。
何卒私同様、ご支援ご厚情を賜りますようお願い申し上げます。
まずは略式ながら書面にてご挨拶申し上げます。
敬具
平成○○年 6月6日
株式会社BBBBB 名古屋支店
△△△△
今回は6月初旬の時候の挨拶の例として、
担当者交代の例を採りあげてみました。
ビジネス文書は定型があるものがほとんどですから、挨拶の部分を工夫して受け取る時期に合ったものに変えることで印象も変わります。
挨拶文を書く時の参考にしてください。
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