主に学校や保育園などの卒業式の後に開催されるのが
謝恩会。
形式的ではあっても招待状を出して、人数を再確認するのが恒例です。
もし欠席の場合は返信をするときにそれなりの気遣いが必要です。
謝恩会に招待する方々は
保育園や幼稚園なら保育士の先生や園の職員の方
小、中、高の学校なら教員の方と講師の方、職員の方
大学では教授、準教授、講師の方のほか、研究室の助手の方や職員の方
が対象になります。
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保育園や幼稚園では卒園式の後に教室で謝恩会を行うことがほとんどだと思いますので、
緊急の場合以外、欠席する方はほとんどいないでしょう。
この場合は招待状自体が手渡しで出欠もその場でわかってしまうことがほとんどです。
一方、高校生以上は謝恩会を卒業式とは別の日に設定して開催することも多く、
都合がつかない方も出てきます。
招待状は往復はがきで作って、出欠を返信して人数を確定します。
今回は都合がつかず、やむを得ず欠席する場合に失礼にならない返信の仕方を
１、招待状を手渡しされた場合の欠席の通知
２、招待状を往復はがきでもらった時の欠席通知
のケース別で紹介していきます。
謝恩会の招待状の内容(保育園の場合)についてはこのブログで
謝恩会の招待状はこう作る 保育園で行う場合の例文
として詳しく紹介していますので、そちらで確認してみてください。
招待状を手渡しされた場合の欠席通知
謝恩会の招待状を手渡しされるのはほとんど保育園、幼稚園の卒園式とセットで行われる時です。
人数もそれほど多くないですし、園の関係者の方は全員出席が暗黙の了解でもあります。
そんな際にも
・身内の不幸
・急に郷里に帰らなくてはならなくなった(家族の病気、介護など)
・自分の体調不良、病気
などで出席ができないときには出来るだけ言葉にして伝えます。
自分が病気の時を例にとると
その時の状態にもよりますが、
・ほかの先生、園長先生に口頭でメッセージを託す。
・言葉を書いたメモを渡して代読してもらう。
などの方法が急な時には有効です。
保育園、幼稚園では保育士の先生と園児、保護者の方の距離はそれなりに近いので、
どんな理由で欠席をするのかを簡単に伝えた方が、かえって心配されずに済みます。
ただし、身内の不幸については卒園というおめでたい日なので、ご家族の事情で、と伏せておくこともあります。
例
○○保育園卒園のみんな、保護者の皆様、この度はご卒園おめでとうございます。
私、○○○○は昨日、インフルエンザの診断を受け(急な家庭の事情でやむを得ず)、
第○○回○○保育園卒園式および謝恩会を欠席させていただきます。
保護者の皆様に最後の御挨拶が叶わず申し訳ございません。
この2年間、ともに笑ったり泣いたりして過ごしてきた皆さんをお見送りできないことはとても残念ですが、
小学生としてたくましくなった皆さんの姿を見ることを楽しみにしています。
○○保育園 さくらぐみ担任 ○○○○
このような感じで、保護者の方と園児達にメッセージを残せたら気持ちが伝わるでしょう。
多くの場合は手紙や挨拶文を書けないほど急なことだと思いますから、簡潔に自分の気持ちを伝えてもらうようにしましょう。
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招待状を往復はがきでもらった時の欠席通知
往復はがきで謝恩会の招待状を貰う場合は高校以上で、会場も日にちも卒業式とは別に執り行う場合がほとんどです。
参加人数も多いので、都合によっては出席できない人も出てくる場合には参加人数を確定するためにこの方法を取ります。
卒業シーズンは会場を決めたり、料理を予約したりするのが大変ですから、マナーに従って早めに返信で出欠を伝えます。
◆返信はがきの書き方
謝恩会の招待状の返信はがきの表は下の画像の様になっていると思います。
宛名は幹事さんの場合が多いですが、名前の下の「行」を二重線で消して、
「様」を横に書き加えます。
個人の名前ではなく、団体や会場になるホテル名などの場合は「御中」とします。
次は裏面の出欠を聞く面です。
下の画像を見ながら確認してください。
まず、「御出席」を全て二重線で消します。
「御欠席」は「御」のみ二重線で消します。
ハガキにはどちらか一方を丸で囲んでください、とありますが、実際には丸で囲みません。
次に「御住所」の「御」を二重線で消して、その下に自分の住所を書きます。
「御芳名」の「御芳」を二重線で消して下に自分の名前を書きます。
形式的にはこれで完成です。
返信はがきには大抵、左側に少しの余白があります。
画像の①がそれですが、この部分に欠席する簡単な理由を添えておくのがマナーとなっています。
◆一言添えるときの注意点
マナーは基本的に結婚式の招待状の返信などと同じです。
欠席の時の簡単な理由を述べる、慶事に水を差すようなことの場合(喪中など)は表現に工夫をしてぼかします。
お祝いする気持ちと、出席できなくて残念という気持ちが出るようにすれば相手の気持ちをそぐこともないでしょう。
例
皆様、ご卒業おめでとうございます。残念ながら当日は所用があり、出席がかないません。申し訳ございません。
幹事の皆様、ご面倒をおかけいたします。今回は都合がつかず、欠席させていただきます。
御招待ありがとうございます。当日はあいにく外せない用事があり、出席がかないません。皆様によろしくお伝えください。
こんな感じに書きそえます。
◆返信をするときの他の注意点
招待状を返信するときは受け取ってから2，3日のうちに出すようにします。
先程触れたとおり、時節柄、会場の予約などは早めにしたいでしょうから、その点を考慮します。
出席人数によって会場の広さ、料理なども選ばなくてはいけないので早めが原則です。
どんなに遅れても1週間を過ぎないようにします。
幹事さんに対するこのへんの気遣いも忘れないように。
今回は謝恩会の招待状について
招待状を手渡しされた場合の欠席の通知
招待状を往復はがきでもらった時の欠席通知
の出し方を紹介しました。
謝恩会の招待状はこう作る 保育園で行う場合の例文
謝恩会の招待状 デザインの基本アレンジ集
の記事とともに参考にしてみてください。
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