12月は一年の締めくくり、仕事も慌ただしくなります。
ビジネス文書でつかわれる時候の挨拶は通常は公式な形、
季語/季節を表す言葉＋候/みぎり＋相手を気づかう言葉
を使います。
12月下旬に良く送られるビジネス文書は
・
年末年始の休業をお知らせするもの
・
最後の納品や商品の発送とともに添付するもの
が多いですね。
今回はこれらの文書で使用される時候の挨拶とそれぞれの文例を挙げてみます。
12月下旬に使われる季語と時候の挨拶
12月に公式な文書でつかわれる季語には
初冬、師走、季冬、寒気、激寒、霜寒、歳末、歳晩、忙月
などがあります。
この中で下旬の季語は
歳末 歳晩 忙月
です。
この他、
冬至 歳暮なども使われます。
歳末の候 歳晩の候 忙月の候
のようにします。
さらに相手を気づかう言葉を続けますが、ビジネス文書では決まった形があります。
貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
御社いよいよご清祥のこととお慶び申し上げます。
皆様にはますますご活躍のことと心からお慶び申し上げます。
貴職にはいよいよご多忙のこととご拝察申し上げます。
よく使われてお馴染みの表現は上の二つです。
歳末の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
これで、季語＋候＋相手を気づかう言葉 の形になります。
ビジネス文書では形式的に時候の挨拶を使うことが多いので、季語さえ使う時期を間違えなければ特に難しいことではありません。
ではビジネスの通知文書の基本的な形を見てみましょう。
通知文書の基本的な形式
通知文書の形式はおよそ次の画像のようになっています。
番号がふってありますので、それぞれ見ていきましょう。
①発信年月日
作成して発信する日を書きます。
商品やお知らせの到着にかかわる情報なので必ず記します。
②宛名
発信する相手方を記します。
相手方の会社名、部署、担当者名を記します。
③発信者名
誰からの発信かを明記します。
自分の会社名、部署、発信者名を書きます。
④件名
どんな文書なのか、用件は何かを明記します。
通常は一回り大きな文字を使います。
⑤文
ここには
前文、本文、末文を書きます。
前文は「拝啓」「謹啓」などの頭語ではじめ、次に時候の挨拶を書きます。
本文は話題を転換する「さて」などの言葉ではじめて、用件を明記します。
末文はほぼ決まった形のものが在りますのでそれを記し、最後に「敬具」などの結語で締めくくります。
頭語と結語はペアになっているものがおおいのでセットでつかうようにします。
よく使われる組み合わせは
「拝啓」「敬具」、「謹啓」「謹白」
なのです。
⑥別記
ここには本文の具体的な内容を補います。
送付状なら、送った商品の具体的な品名と数量など、招待状なら日時や場所、交通機関の情報などをわかりやすく記します。
⑦締めくくりの完結語
記載内容の一番最後に「以上」と行く言葉を最後に書きます。
通知文書は凡そこのような形で書きます。
ではそれぞれの例文を見てみます。
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年末年始の予定についてのお知らせ
年末年始の休業と営業予定をお知らせする通知の例です。
◆例文
平成30年12月22日
清新工機株式会社
総務部 ○○〇〇様
株式会社 深緑
○○○○
年末年始営業のお知らせ
拝啓 歳末の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
さて、本年度の年末年始につきましては、誠に勝手ではございますが、下記の日程の通り休業させていただきますので、ご高配を賜りますようお知らせ申し上げます。
敬具
記
年末年始休業日
平成30年12月29日より
平成31年1月4日まで
以上
多くの取引先に一斉に通知を出す場合には宛先を
「お客様各位」のように統一したものを送ることもあります。
業種によっては別記の部分に休業期間中の緊急連絡先を書くこともあります。
商品発送のお知らせの例文
発送する商品と同封されることもありますが、ファックスやメールで送ることもあります。
◆例文
平成30年12月23日
株式会社 ○○商事
開発部 新田○○様
株式会社 △△商会
△△△△
商品発送のお知らせ
拝啓 忙月の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
ご注文を賜りまして誠にありがとうございます。
さて、12月２０日付の貴信にてご注文いただきました「○○型バルブパーツ」を下記の書類とともに明日の午前中着の○○運輸便にて発送いたしました。
宜しくご査収お願いいたします。
なお、お手数ですが、同封の受領書に押印の上、弊社総務部あてにご返送くださいますようお願い申し上げます。
まずは商品発送のお知らせまで。
敬具
記
添付書類 送り状1通
受領書 1通
以上
二つの例文では左詰めで書いていますが、それぞれの位置は画像を参考にしてください。
発信の日付は右上、
相手先の会社名などは左詰め、
送り主の社名、担当者名などは右詰め、
件名は中央に
前文、本文、末文は通常の文書を書く時と同じに、
別記のタイトル「記」は中央に、
別記の内容は中央寄せで、
締めくくりの完結後は右寄せで
それぞれ書きます。
ビジネス文書ではほぼ定型の書き方があります。
時候の挨拶はそれに当てはめるだけですが、
12月下旬の時候の挨拶は上旬、中旬と違って慌ただしさや忙しさが感じられますね。
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