PTA文書を作る時に参考にするのはその学校で使われている形です。
時候の挨拶も形式的に書かれることが多く、６月によく使われる定型のものがおおくなります。
PTA文書も学校の先生を通じて、生徒、保護者に配られますので基本は学校文書と同じになることがほとんどです。
まず、前年の同じ時期の文書を参考にするのが無難ですが、形式が分れば１から作ってもそれほど難しくもありません。
学校文書に関してはこのブログでも
６月の時候のあいさつ 季語の意味と使う時期の例文
時候の挨拶 5月下旬に学校関係の文書を書く時の注意
でも詳しく解説しています。
時候の挨拶の部分はそれほどのウエイトを占めるわけではないのですが、
場違いなものを使うと恥をかいてしまうこともありますから
文書が手渡される時期に合わせて考えたいものです。
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では、学校文書の形式を再度確認しておきましょう。
PTA文書の形式
PTA文書も学校文書と同じ形式にします。
以前にも見て頂いたこの画像のような形になります。
①文書番号
学校によって付けるところつけないところがあります。
採番簿に文書を保管しているところなら付けることは必須です。
②宛名
PTA関係のお知らせは保護者、教員に配布する場合もありますが、
一般的には生徒に配布して保護者に渡してもらう、あるいは保護者の方に直接渡すものがおおいです。
③日付
必ず入れます。
文書を作成した日ではなく、配布する日付にします。
④発信者名
書く時の注意点としては
略称は使わないことです。
部門名とその代表者名を書くことが多いです。
⑤件名
文書を配布する目的を書きます。
⑥前文
主文の前に置く、形式的な挨拶です。
時候の挨拶を書くのもこの部分です。
⑦主文
文書が伝えるべき内容が書かれる部分です。
前文と区別するために改行と話題の転換を示す「さて」などの言葉を最初に入れると分かりやすいです。
⑧末文
終わりの挨拶を書く部分です。
手紙などではこの部分にも季節を表す言葉や相手を気づかう言葉を書くことも多いのですが、
学校関係、PTA関係の文書では時候の挨拶に当たる結びは書かれないことがほとんどです。
⑨別記
主文に書かれている行事の具体的な内容を書くことが多くなります。
⑩終わりの言葉
「以上」などの言葉で締めくくります。
この形式に従って学校ごとのアレンジがありますから、まず、過去の文書を参考にしてください。
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６月のPTA文書の文例
では具体的に６月の文書の事例を挙げてみます。
位置やレイアウトは上の画像を参考にしてください。
◆夏休み前の講習会のお知らせの文例
平成２〇年６月１８日
保護者の皆様
東京都立○○高等学校
校 長 ○○○○
保健担当 ○○○○
夏季部活動練習対象AED講習会のご案内
初夏の候、保護者の皆様にはますますご健勝のことと存じます。
平素は本校の保健教育活動にご理解とご協力を賜り、誠にありがとうございます。
さて、標記の件につきまして、毎年実施しております、夏季の部活動練習に向けてのAED講習会を下記の要領で開催いたします。
つきましては、保護者の皆様にもご参加いただけますよう、ご案内申し上げます。
尚、今回はAED(自動体外式除細動器)を使った実習を予定しておりますので、動きやすい服装でご参加お願いいたします。
記
１、日時 平成２〇年７月１９日(金) 午後２：３０分から午後４：００
２、内容 『心肺蘇生法の基本と実習』 『熱中症対策について』
３、講師 東京都立△△高等学校 ○○○○先生 西川消防署救急救命士 ○○○○
４、会場 ○○区東会館 別館１F
ご参加希望の皆様には以下にご記名のうえ７月８日までに担任にご提出ください。
―――――――――キリトリ――――――――――――
参加票
夏季部活動練習対象AED講習会に参加します。
保護者様 お名前
(生徒氏名 年 組 氏名 )
ここでは時候の挨拶は最も公式な形のものにしてあります。
では文書で使える６月の時候の挨拶の例をまとめてみましょう。
６月に使う時候の挨拶
PTA文書、学校文書には季語を用いて「候/みぎり」をつかった公式な形が多く用いられます。
詳しくは
６月の時候のあいさつ 季語の意味と使う時期の例文
で開設していますので参照してみてください。
６月主な季語は次のようなものがあります。
◆上旬
初夏 向暑 薄暑 麦秋 芒種
◆中旬
梅雨 長雨 梅雨晴れ 梅雨寒 向暑 深緑 初夏 短夜 紫陽花
◆下旬
向暑 初夏 長雨 梅雨 空梅雨 梅雨寒 梅雨冷え 夏至 短夜
それぞれの意味や使うときの注意点は
６月の時候の挨拶 学校文書に使える季語
で詳しく解説していますのでそちらを参照してください。
時候の挨拶には、相手を気づかう言葉をつづけるのが通例です。
公式な文書やかしこまった文書では
皆様にはますますご清栄のことと存じます。
皆様にはますますご健勝のことと存じます。
で表します。
いま一つピンと来ないかもしれませんが、
お元気でお過ごしのことと思います。
などと同じです。
学校が保護者に宛てた文書などではこの形の時候の挨拶はおすすめですが、
PTAの会員内での文書や生徒に向けた教室掲示の文書にはもう少しくだけた表現を使うこともあります。
少し柔らかい言い回しの例を挙げてみます。
◆６月に使われる表現
・PTA会員内に向けた文書
初夏の足音が聞こえてくる季節、PTA会員の皆様には、ますますご健勝のことと存じます。
梅雨本番となり、毎日雨がつづいていますが、皆様いかがお過ごしでしょうか。
うっすらと汗ばむ季節、皆様には健やかにお過ごしのことと存じます。
青空に夏の気配が感じられる季節、皆様ますますご健勝のことと存じます。
・生徒に向けた掲示文書
吹く風も夏めいてきました。皆様いかがお過ごしでしょうか。
さわやかな初夏の季節となりましたが、生徒の皆様いかがお過ごしでしょうか。
梅雨本番となり雨が続いていますが、皆様いかがお過ごしでしょうか。
生徒向けに掲示される文書には時候の挨拶は使わないことも多くあります。
学校関係の文書、PTA関係の文書は伝えるべき内容があくまで優先されます。
時候の挨拶はほんの形式的なものにすぎませんが、目を引く言葉があると読む側の気持ちも違ってきます。
６月の時候の挨拶の参考にしてみてください。
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