年末が近づくと忘年会シーズンが本格化して幹事になるといろいろ準備が大変です。
忘年会といっても部署内のものから取引先との接待を含んだものまで様々です。
案内状はそれぞれのケースに合わせて文面を考えて出します。
今回はケース別に例文を3つ紹介します。
案内状は凡そのことが決まってから出しますが、忘年会で気を付けることも含めて紹介してみたいと思います。
取引先への忘年会のお誘いの例文
ビジネスの延長としての忘年会になります。
普段のテレビの映像などで目にするものとはちょっと雰囲気が違うと思います。
ですから取引先との接待の延長としてとらえるようにします。
文面も公式な文章で行います。
忘年会の案内の文書も仕事で使う文面とそれほど変わらない形式を使うのが無難です。
◆案内文の例
平成〇〇年11月〇日
□□株式会社 御中
△△株式会社
代表取締役 ○○○○〇
忘年会のご案内
拝啓 歳末多事多端の折、貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。
平素は格別のご厚誼を賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、このたび弊社では年末恒例の忘年会を下記要領で開催することとなりました。
つきましては、この一年を振り返り、日頃のご厚誼に対して御礼のご挨拶を申し上げたく、また来る年の更なる飛躍を祈念いたしまして楽しく一夕を共にしたく存じます。
ご多用のことと存じますが、何卒ご出席を賜りますようご案内申し上げます。
なお、会場準備の都合上、お手数ではございますが12月〇日までに御出欠をお知らせいただきますようお願い申し上げます。
敬具
記
日時 平成12月〇日(月) 午後6時〇〇分～
場所 ○○ホテル 2階 ○○号 会場
○○区 １－１－１(地下鉄 ○○線 ○○駅 1番出口徒歩〇分)
電話番号 ０３－○○○○―○○○〇
会費 〇，○○〇円
以上
構成は時候の挨拶から始まり、主文があり、そのあとに会場や費用についての詳細が記載されます。
忘年会とはいえ取引先のトップを招待する労いと感謝の場です。
出欠ははがきを同封して返信してもらうようにします。
大きな会社ではこのような機会もあるかと思いますので、覚えておきたい例文ですね。
社内で忘年会を行うときの招待状の例文
会社内では日頃の労いとして忘年会を行うことが年末の恒例になっています。
多くの場合は総務課が企画して社内に案内状を出すことが多いようです。
社外の方を招く時ほど堅苦しくはありません。
社内文書の書き方に準じます。
◆案内文の例
12月〇日
社員各位
株式会社○○○○(ここは省略されることもあります)
総務課 足立○○
忘年会のご案内
今年も余すところ残りわずかとなりました。
恒例の忘年会を下記のとおり開催いたします。
つきましてはこの一年の反省と来るべき年への飛躍を祈念いたしますとともに、社員の皆様の親睦をはかりたいと存じます。
何かとご多用とは存じますが、ぜひご出席くださいますようお願い申し上げます。
記
日時 平成〇〇年12月〇日(月) 午後5時〇〇分～
場所 ○○ホテル １階 ○○の間
○○区 １－１－１(地下鉄 銀座線○○駅下車 ３番出口徒歩１分)
電話番号 ０３－○○○○－○○○○
会費 〇，○○〇〇円
以上
社員一人一人に配布されることもありますが、社内掲示板や部署ごとにお知らせされることも多いと思います。
必要ならば最後に出欠票をつけて回収します。
この形式が多くの会社では一般的ではないでしょうか。
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一般的な忘年会の招待状
町内会やサークル等で行うときの一般的な例です。
一応、知らない間柄の人も参加するという前提で文面の挨拶は改まった形式のものにします。
◆案内状の文例
拝啓 年の瀬も押し迫ってまいりました。皆様にはまずますご活躍のことと拝察いたしております。
さて、恒例となりました○○忘年会が開催の運びとなりましたのでご案内申し上げます。
時節柄ご多忙中とは存じますが、日頃の雑事を忘れ盛大に飲み語り合い、ゆく年を送りたいと存じますのでふるってご参加くださいますようお願い申し上げます。
なお、会場の都合上、１２月〇日までにご出席の有無をお知らせいただけますと幸いです。
敬具
平成○○年１２月〇日
幹事 ▽▽▽▽
連絡先 ０８０－○○○○-○○○○
記
日時 平成〇〇年 １２月○○日(月) 午後５時○○分～
場所 居酒屋○○○○
○○県○○市１－２１－３ 〇〇ビル３階(JR○○駅西口徒歩４分)
店舗電話番号 ○○〇-○○〇〇-○○○○
会費 〇，○○〇円
以上
こちらはより飲み会に近い忘年会になります。
仲間内での忘年会は良いですが、会社関係の忘年会は仕事のお付き合いの延長でもあります。
いくら無礼講と言われても社会人としての常識を逸脱しないように気を付けたいですね。
次に幹事の立場と参加する社員の立場の注意点をまとめました。
ちょっとしたことですけど気を付けると上司からの評価が上がったりするかもしれませんよ。
忘年会で気を付けること
まず幹事になったら次の事に気を配りましょう。
もちろん会社関係の忘年会でのことです。
◆幹事が心得ておくこと
・会場選びの方法
上司の好みを優先するのがお勧め。
特に部署で行う忘年会のときにはこれが鉄板です。
もし、昨年幹事になった先輩がいたとしたら相談すると色々教えてくれます。
あとは予算との兼ね合いで決めます。
・二次会会場を押さえる
毎年、二次会をするかどうかを調べておいて、会場も決めておきます。
人数によってはタクシー移動が難しかったりするので、徒歩でスムースに移動できる場所にするなどの配慮をします。
・会計方法を決めておく
お店と決済についても相談しておきます。
現金、クレジット、当日払い、あらかじめ支払っておくなど打ち合わせておきます。
会費も当日に参加者から集めるか、前日までに集めておくか決めておきましょう。
特に当日参加者から回収する場合はお酒が進む前、意識がしっかりとしているときにします。
◆参加者が心得ておくこと
・座る位置
もし、参加者の中で自分が一番下なら下座に座ります。
下座は出入り口に一番近い場所、厨房に一番近い場所です。
新人の後輩がいる場合には一緒に座ってこの辺のマナーを教えてあげます。
・お酒を注ぐ範囲はどのくらいまで
自分が移動せずに手の届く範囲を中心に気を配ります。
最初から席を立って上司のところに行くと場がしらけることもあります。
上座の上司にも気を配りつつタイミングを見つけてご挨拶に行けばよいでしょう。
・お酒が飲めなくても
お酒が苦手な人もいると思いますが、回りと同じようにふるまえれば何ら問題ありません。
ウーロン茶、ジンジャエールなどお酒に見えるようなもので雰囲気を出していれば大丈夫でしょう。
・話は聞き上手になれ
相手にとって入り込まれたくない部分もあるものです。
特に上司と話す場合は、相手が切り出した話題について応じる感じで話します。
じぶんからその話題を掘り下げない方が無難です。
ある程度親しくなっているのなら、自分の日常の悩みの相談も大丈夫でしょう。
・服装は注意して
男性社員の場合はスーツの型は決まっているので気にする必要はないのですが、女性の場合は気を遣いましょう。
男性の視線を集めてしまうようなミニスカートや胸元の広く開いた服は避けましょう。
フリルなど、食事のときに汚れが付きやすい服装もお勧めできません。
この辺は仕事の接待の延長と考えて場にあった服装にします。
忘年会は年末の恒例行事ですが、幹事になったら準備が大変です。
案内状の例文、当日の段取りなどたくさんやることがありますが、成功させてお互いの関係を深めてください。
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