さまざまな理由で会社を退職するときに取引先には必ずご挨拶をします。
社外の取り引き先は特別に親しい関係の方がいない限りは
メールで一斉送信でご挨拶するのが業務の時間や引継ぎの時間を無駄にせず効率的です。
メールで一斉送信というと失礼にあたるのでは？と考える方も多いのですが、
実際に多くの取引先に担当者別の個別案件でメールするのはとても大変なことです。
また、一定のマナーを守れば決して失礼には当たりません。
限られた時間を有効に使うためにマナーを知って新たなスタートの準備をしましょう。
今回は
１、一斉送信するときのメールの設定
２、退職メールを送る日にちと時間帯
３、退職メールで必ず知らせること
４、退職メールの定番の例文
に分けて説明していきます。
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一斉送信するときのメールの設定
では、メールの設定から触れていきます。
まず、開封しなくても退職をお知らせするメールであることが分かるように題名を記入します。
そのため、
件名には
「
退職の挨拶 株式会社 ○○工業 ○○部 佐藤 敦」
の様にどこの誰が退職するのかを一目で分かるように題名を付けます。
また、社外の取引先なので、一斉送信の際にほかの会社のアドレスが見えないように配慮します。
その際は相手先のメールアドレスを「
BCC」に入れるようにします。
こうすると受信した側には自分以外に誰に送られたか知ることができなくなります。
取り引き先同士でアドレスを知られないようにする配慮なので、必ずこの方法を取ります。
この際、「
To」欄には送信する
自分のアドレスを入れておきます。
同じ一斉送信でも「Cｃ」に相手のアドレスをすべて入れると、受信した側は送られたすべてのアドレスを見ることが出来てしまいます。
アドレスも個人の(企業の)情報ですから、断りもなく他人に報せてよいものではありません。
また、人にメールを一斉送信する際に「Cｃ」に入れた名前は最初に入れた方が、役職が高いということになりますから、変な誤解を受ける可能性もあります。
ですから、
特別な事情がない限りは「Bｃｃ」を使用することをお勧めします。
今後の信用にもかかわることですから注意してください。
退職メールを送る日にちと時間帯
退職の挨拶メールは社内では出社する最終日でよいと思いますが、
取り引き先には
最終出社日の2から4週間前の間
に送るようにするのが良いでしょう。
理由として、取り引き先への引継ぎを行う必要があるからです。
御挨拶だけで済む場合と、実際に自分の後任を連れて紹介する場合などの時間を考慮します。
今後のスムースな取引に影響することでもあるので十分な時間を取ります。
また
、退職のご挨拶のメールは緊急な業務メールではないので、多忙な時間は避けるようにします。
例えば、9時始業、17時終業の会社を例にとると、
件名で内容が分るようにしてあっても、
仕事が始まる9時から午前中いっぱい、
午後の業務の始まり(13時)～16時ごろまで、
は忙しい時間帯なので、この時間をさけるようにします。
一般的には16時から16時半くらいまでが理想と言われます。
終業時間直前も相手が急ぎの用事があって退社する場合などには迷惑になりますから、避けましょう。
送信する時間にも気遣いが見えることが大切です。
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退職メールで必ず知らせること
退職を知らせるメールでは
・お世話になったお礼
・自分の最終出社日
・後任者
・後日挨拶に行く旨
を伝えるようにします。
特に
自分の最終出社日は退職する年月日と必ずしも一致しません。
有給休暇を消化する場合なども含めて、退職する日よりもかなり前になることも珍しくありません。
取り引き先の相手の方が後日連絡を取った時にはもう会社にいないという行き違いが起きないように配慮します。
自分の後任者の紹介は今後も取引を継続する上でもしっかりとしておきましょう。
自分が後日、同行して後任の紹介と挨拶をするのか、
あるいは後任担当者だけが行くのかも明記しておきます。
跡を濁さず、取引が今後も円滑になるように精一杯配慮します。
これを踏まえて、退職の挨拶メールの本文の構成は次のようになります。
◆退職の挨拶メールの本文の構成
①宛名
②退職の通知
③最終出社日
④お世話になったお礼
⑤後任の紹介と訪問の通知
⑥今後のお付き合いのお願い
⑦結び
ほぼ定型ともいえる文例がありますので、確認しながら見ていきましょう。
退職メールの定番の例文
ほぼ決まった形の例文です。
空欄の部分を埋めていけばそのまま使えます。
◆例文
お取引先各位
いつもお世話になっております。
(株式会社○○)の(○○○○)です。
私事で大変恐縮ではありますが、一身上の都合により(〇月末日)で退職することとなりました。
最終出社日は(〇月〇日)の予定です。
在職中は一方ならぬお世話になり、誠にありがとうございました。
本来であれば、お伺いしてご挨拶すべきところですが、急なご連絡となりましたことをお詫び申し上げます。
後任は同じ部署の(○○○○)が務めさせていただきます。
後日改めて(○○)とご挨拶に伺いますので、変わらぬご指導の程、宜しくお願い申し上げます。
末筆ながら、貴社のご発展と皆様のますますのご活躍を心よりお祈り申し上げます。
(株式会社○○○○)
(○○○○)
後日、後任担当者と一緒に挨拶に伺う旨を記した例文です。
もし、後任と同行ができないのであれば、この部分を
後日改めて(○○)がご挨拶に伺いますので～
と後任担当者の名前のみを書きます。
一斉送信はどの会社の担当者にも当てはまる文面になりますので、
私的な連絡などは書かないようにします。
もし、個人的な連絡があるのなら、その方だけ、個別のメールにします。
社外宛の退職メールは自分の取引先との最後のやり取りです。
たとえ社交辞令であっても、失礼の無いよう、今後の取引に支障のないよう、気を配ってください。
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