時候の挨拶をビジネス文書で使う場合は、改まった形のものを使うの慣例です。
8月上旬はお盆休みを控えた時期でもあって、業務も煩雑になりがちですが、
取引先とのやり取りには細心の注意を払っておきたいもの。
今回は8月上旬の時候の挨拶と社外取引に使う例文を二つ紹介します。
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ビジネス文書を書く時の注意点にも少し触れていきますので書き上がった後のチェックに役立ててください。
ビジネス文書の時候の挨拶
取引先との間で交わす文書では、
時候の挨拶は季節ごとにほぼ定型のものを用います。
形式も改まった言いまわしのものが相応しくなります。
季語や季節を表す言葉＋候/みぎり＋相手を気づかう言葉
という形式をとります。
ちなみに「
～の候」の意味は「
～のように季節も移りかわってまいりましたが」という意味です。
季語は二十四節気に基づいてその時期にふさわしいものを選んで使うことが多く、
普通の手紙の親しい手紙のやり取りではあまり使わないような表現をします。
では、8月上旬の季語を見てみましょう。
8月上旬の季語
8月の上旬は二十四節気の大暑と立秋があります。
大暑は7月23日頃から8月7日頃
立秋は8月8日頃から8月22日頃
となりますが、上旬の季語は大暑の時期までのものを使用すれば年によってうっかり時期がずれてしまったなんてことも無くなります。
この時期に改まった表現でよく使われる季語は
大暑 炎暑 酷暑 三伏 暑中 盛夏
などです。
個人的なやり取りで使う季節を表す言葉はほとんど使いません。
例を挙げると
トンボ、イソギンチャク、ヤドカリ、ひまわり、スイカ、阿波踊り、盆踊り、夏休み
などですが、社外向けの文書ではあまり見かけません。
ビジネス文書の場合は
大暑の候、炎暑の候、酷暑の候、三伏の候
と表すようにします。
後で例文を紹介するのでそちらで確認してみてください。
ビジネス文書で気を付けること
ビジネス文書には主に社内向けのものと社外向けのものがあります。
特に社外向けは失礼があってはいけませんし、用件を効率的にわかりやすく伝える必要があります。
そこで敬語をきちんと使って書かれていなければなりません。
◆敬語の例
①人の呼び方と敬称
自分の会社の側
私
弊社または
私ども
当店
相手の側
○○〇様
貴社
御社
②尊敬語
いらっしゃる(来る)
お話になる(話す)
帰られる(帰る)
③謙譲語
参る(来る)
申し上げる(話す)
お電話させていただく(電話する)
④丁寧語
お名前(名前)
敬語に関しては文書では時間をおいてみることができますし、出してしまうまでは訂正もできますから何度も見直してください。
◆ビジネス文書を書く時のポイント
基本的な部分ですが、改めておさらいしましょう。
①略称は使わない
会社名に特に気を付けましょう。
株式会社○○
○○株式会社
決して(株)○○とはしないように。
②誤字脱字は厳禁
長い文書ではないので再度チェックをして防ぎます。
③敬語の使い方に注意
特に尊敬語と謙譲語の間違いに注意しましょう。
④慎重に表現を選ぶ
たとえ、抗議文やクレーム、催促をする文書でも一定の品を保った言い回しを心がけます。
相手に敬意を表することも忘れずに。
⑤数字や日にちの間違いに気を付ける
用件を伝えたり日時や日付は正確に書きます。
この部分の間違いは致命的です。
⑥用件は先に書く
何の文書なのかを先に書いておきます。
タイトルでわかる場合もありますが、
時候の挨拶の次の本文の冒頭に結論を書きます。
何かの報告なら
本日クレームがありました。
何時何分どこどこで、詳細は～
という感じにします。
これが逆転すると読む側にストレスとなります。
社外文書でも同じです。
1つだけ例外があるとすれば
取引先にたいしてお断りのお返事をする場合など
いきなり結論を書くと角が立つ可能性が高い場合です。
それ以外は結論を冒頭にしましょう。
ここまでの事に気を付ければ後は社内にある定型に当てはめるだけです。
では例文を二つ見てみましょう。
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社長就任の挨拶文書の例
社内文書の構成に分けながら例文を見ていきましょう。
件名
社長就任のご挨拶
前文
謹啓 大暑の候、貴社におかれましてはますますご盛栄のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のお引き立てを賜り、心より御礼申し上げます。
主文
さて、私こと、このたび前社長 恩田力蔵の退任に伴い、7月３１日の株主総会におきまして、代表取締役社長に就任いたしました。
社長の重責を担いましたうえは、力のかぎり社業の発展に全力を傾注する覚悟でございます。
今後とも一層のご指導ご鞭撻を賜りますよう心よりお願い申し上げます。
末文
本来であれば拝眉のうえ、ご挨拶申し上げるところ、はなはだ略儀ではございますが、書中をもってご挨拶かたがたお願い申し上げます。
謹白
後付け
平成〇〇年８月吉日
株式会社〇〇〇〇
代表取締役社長 恩田勝也
時候の挨拶は文書の発送時期に合わせます。
先方に届く日にちに合わせて季語を選びます。
また、会社間の文書では「拝啓」「敬具」よりも「謹啓」「謹白」とします。
「謹白」、最後の代表取締役名と会社名は右寄せにします。
取引を断るときのビジネス文書の例
結論部分を後回しにするビジネス文書の例です。
取引のお断りの内容の文書です。
例文
謹啓 時下、ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
この度は、新規お取引のご依頼をいただきありがとうございました。
弊社にとりましては、貴社とのお取引は喜ばしいことと存じます。
しかしながら、現状ではお取り扱い商品の調達の予定がありませんため、
新規お取引を見送らせていただきたく存じます。
なにとぞ弊社の事情をお察しのうえ、ご了承いただきますようお願い申し上げます。
末筆ではございますが、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。
まずは略儀ながら書中をもってお返事申し上げます。
謹白
これもほぼ定型の文書でどの会社も大きな違いはないと思います。
文書の中ほどで結論を述べている点に注目してください。
ここでは時候の挨拶は一年中使用できる「
時下」という表現を使っています。
8月上旬ならこの部分を「大暑の候」「炎暑の候」としても問題ありません。
ビジネス文書は定型に沿って作れば問題ないと思いますが、
一定のマナーと節度を保つのがポイントです。
時候の挨拶もその一環ととらえてください。
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