最近はビジネスでもメールによるやり取りが増えてきています。
メールでのやり取りはちょっとした気遣いで後々大きな差になるので気を付けたいところ。
今回は10月の時候の挨拶とビジネスメールを送るときに抑えるべき基本をチェックします。
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時候の挨拶は季節による季語の使い分けなどに気を取られがちですが、
それ以外
マナ―を踏まえていないとメールでは信用を無くしてしまいがちです。
多忙な中では基本を押さえたメールでのやり取りは自分と相手のストレスを軽減してくれるはずです。
まずは10月時候の挨拶から見ていきます。
10月の時候の挨拶
ビジネスでは特別に親しい個人に宛てたものを除いては、時候の挨拶は改まった形式の
季語＋「～の候」「～のみぎり」「～の折」＋相手を気づかう言葉
という形式を用います。
前文の冒頭にこの挨拶を当てはめるほぼ形式的なものになります。
でも、あまりネガティブな印象を抱かせるものは使うのは避けた方が良いでしょう。
同じ季語でも先行き明るい印象の季語を積極的に使うようにします。
◆10月の季語
改まった文書でつかわれる季語には
錦秋 仲秋 爽秋 秋冷 菊花 秋雨 秋晴 紅葉 夜長 秋涼 秋麗 清秋
等があります。
また、二十四節気の
寒露(10月8日ごろ)、
霜降(10月23日ごろ)があり、
寒露の前日までを上旬、寒露から霜降の前日までを中旬、それ以降を下旬と区別します。
また、ビジネス文書では
10月中なら時期を問わずに使える
菊花 秋冷 秋涼
などの季語も使いやすいと言えます。
メールの場合には送信すれば、即相手側に届くことから、到着時期を気にする必要もないので、
時期に合った気を選択するのがお勧めです。
・上旬の季語
秋晴 秋色 仲秋
は寒露よりも前の上旬に使われる季語です。
どれもマイナスなイメージを抱くものではないので、その時の気象や天候によって使い分けるとよいでしょう。
例：仲秋の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
・中旬の季語
寒露 秋麗 紅葉
などが使われます。
時期的に秋も深まってくる印象です。
例：秋麗の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
・下旬の季語
霜降 初霜 錦秋
などが使われます。
冬の気配が色濃くなってくる時です。
例：錦秋の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
上の3つの例文で相手を気づかう言葉に
ご清栄
を用いましたが、この言葉は企業に宛てても個人に宛てても使うことが出来る言葉です。
一般的に
企業宛ての文書：ご清栄 ご盛栄 ご繁栄
個人向けの文書：ご清祥 ご健勝
などと使い分けるのが正しい使い方です。
また、ビジネス文書では季節を問わない挨拶も用いられます。
例
時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のお引き立てにあずかり、厚く御礼申し上げます。
この部分を文書の前文に当てはめます。
ビジネスメール独特の注意点
ビジネスメールは手軽である反面、ついつい細かい点を不注意になってしまうこともあります。
ちょっとしたことが今後の取り引きに大きく影響しますから、
以下に挙げることを必ず頭に置いておいてください。
◆宛先について注意する
宛先には当然メールを送る相手のアドレスを記載します。
一人の人宛に送るのなら特に問題にすることはありません。
・To:
に相手のアドレスを入れて送信するのですが、取引相手が沢山いる時には同姓同名の別人に送ってしまったり、
登録してある場合にはうっかり前後の別人のアドレスを入れてしまわないように確認をしましょう。
・CC：
例えば10人に同じメールを送信する場合には、ここに10名分のアドレスを入れます。
「CC」は例えばこのうち、1人がメールを受け取ると、ほかの誰に同じメールが送信されたか確認できます。
自分以外の9人の名前とアドレスが確認できることになります。
10人が皆、お互いに知り合いで、連絡先も知っている、という場合には情報が伝達されたことがわかる便利な方法です。
半面、メルアドなどの個人情報も共有されてしまいますので、使うときには宛先を慎重に人選します。
・BCC
「CC」と同じように入力した送信先、全員にメールが届きます。
しかし、お互いにそのメールが自分以外の誰に送信されたかは分からないようになっています。
お互いに知り合いではない人たちに情報を知らせる場合には一番便利な方法です。
同じメールを複数の宛先に送る場合にはこの方法が一般的ともいえます。
BCCで送信すべきメールをCCで送信してしまうと個人情報の大々的な漏洩になりますから、
社会的な信用はゼロになります。
これらの使い分けには十分に気を付けます。
◆件名を書く時に注意
件名はいわゆる題名です。
そのメールがどんな内容なのかを一目で分かるようにします。
一日に大量のメールが届く相手には、題名を見ただけで、内容と用件が分るようにしなくては時間をとらせてしまいますし、
時には読んでもらえない可能性もあります。
そのためには
・
具体的な内容が分かるように
・
予定の日付けを入れる
・
プロジェクト名、などキーワードになるようなものを入れる
・
特に見逃してほしくないときには【】を適度に使用する
・
20文字以内に収める
・
続きの案件にはRe：を用いて同じ題名で
などの工夫が必要です。
特に文字数は長すぎると題名が途中で切れてしまって、用件があいまいになりますから、できるだけコンパクトにします。
それぞれが含まれた例をいくつか挙げると
○○〇イベント開催のお知らせ
10月○○日、営業会議開催場所の変更のお知らせ
【重要】〇月〇日企画会議開催場所の変更のお知らせ
○○〇修理費用のお見積りの件
Re:○○〇修理費用のお見積りの件
の様にしすると一目瞭然です。
◆敬語と役職に注意
特に宛名を書く時に注意してください。
・個人宛ての場合：名前の後に「様」を付ける
例：
株式会社○○○○
営業部
○○○○様
役職がある時には
株式会社○○○○
営業部
課長 ○○○○様
とします。
・団体、部署宛の場合：「御中」を付ける
株式会社○○○○
企画部 御中
・部署の複数の人に送る場合：「各位」を付ける
株式会社○○○○
営業部 各位
まずこのように形式で失礼のないようにします。
◆署名を付ける
本文が終わり、用件を伝え終えたら、一番最後に付けるのが署名です。
メールソフトに保存しておけば手間もかからず、付けられます。
例：
○○株式会社 事業部
○○○○(自分の名前)
〒000‐0000 東京都○○区○○町○○ 〇ビル2階
℡：03‐0000‐0000
Fax：03‐0000‐0000
mail：0000@0000.00
URL：https//○○○○
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◆試料添付の注意点
データや資料として書類を添付して送信することも多いと思います。
その際には次の事に注意しましょう。
・先方のパソコンで開けるファイルか？
多くのパソコンでは初めからWord Excel PDF txt の文書は開けると思います。
また、画像ではjpeg/jpg、pngも問題なく開くことができるでしょう。
圧縮されたものもzipならば解凍して開くことに問題ないはずです。
特に注意するのはフォトショップやイラストレーターで作成されたファイルやパワーポイントで作成されたものです。
それぞれのソフトがないと見ることもできませんので、あらかじめ分かっている以外は避ける方が良いでしょう。
資料添付の際には本文で添付していることを記載し、
企画発表内容についての概要(PDF形式)
のように拡張子を明らかにしておきます。
さらに、
データを開けないなど問題がありましたら、ご一報いただければ、直ちに再送いたします。
等の案内の言葉を添えておくと親切です。
・ファイルデータの容量に注意
プロバイダーによっては使用できるメールサーバーの決まりで
容量に制限があったりしますから、特に大きな容量のファイルを送信するときには相手方に確認をとっておく方が良いでしょう。
一回の送信容量を超えるとメールそのものが届かなくなるので注意します。
・ウイルスチェックを行う
添付する資料は文書にも画像にも必ずウイルスチェックを実施して、
感染していないことを確認してから送ります。
もし感染したファイルを送って取引先の情報が漏洩したり、盗み取られたら信用の回復は不可能です。
ウイルスソフトをインストールしていれば、それを使ってスキャンしたり、
メールウイルスをチェックするサービスを利用してみるとよいでしょう。
このブログでお世話になっているSo-netにもウイルスチェックサービスがあります。
ビジネスメールを送るときにはこれだけのことをきちんと行っておきましょう。
次は、本文を書く際の注意すべき言い回しをチェックします。
ビジネスで注意すべき言い回し
ビジネスメールでは社内、社外にかかわらず、知らず知らずに使ってしまっている失礼な言葉に気を付けます。
特に取引先の方には失礼のないようにしたいものです。
・お体ご自愛ください。
「ご自愛」という言葉はプライベートメールや親しい個人同士のやり取りではよく使います。
取り引き先の相手と特に親しい間柄なら使うことがあるかもしれません。
実は、「お体ご自愛ください」は×、
「ご自愛ください」が〇です。
「自」という言葉は自分の体のことも含まれているので、「お体」は付ける必要ありません。
・お世話になっております
いつも連絡を取り合っている間柄では使って差し支えありません。
初めての取引の場合や、担当が変った時などは
「初めてご挨拶させていただきます」「初めてメールさせていただきます」
など臨機応変に。
・了解しました
「わかりました」という意味の丁寧語ですが、目上の方や取引先の方には
「承知しました」「かしこまりました」
という尊敬語の言い回しが適当です。
・殿
「様」よりも丁寧な言葉に聞こえますが、実は「殿」は目上の人が目下の人に対して使う言葉です。
ですから、上司や先輩、取引先には「様」を使います。
・御社
相手の会社に対してよく使いますね。
でも、これはビジネス文書ではあまりお勧めしません。
どちらかというと口語表現なので、文例でも使用した「貴社」が良いでしょう。
・参考になりました
相手先との飲み会や打ち合わせの後のお礼文などで使ってしまいがちですが、
上司、先輩、取引先の方に対して失礼にあたります。
特に、相談やアドバイスをした側からするといい気分はしません。
使わない方が賢明です。
・ご苦労様です
ビジネスシーンではあまり使う人はいませんね。
この言葉も目上の人が目下の人に使う表現です。
「お疲れ様です」が一般的です。
ではこれらの事に気を付けてビジネスメールの文例を見てみましょう。
10月のビジネスメールの文例
時節柄、価格改定についての例文です。
To: abcdefg@0000000
件名：価格改定のお知らせ
以下本文
株式会社 ○○
営業部
部長 ○○△△様
仲秋の候 貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のお引き立てにあずかり、厚く御礼申し上げます。
さて、本日は、当社商品○○○○シリーズの価格改定につきましてお知らせ申し上げます。
周知のことと存じますが、各主要原材料の価格高騰が続いている中、弊社といたしましても、コスト吸収に鋭意取り組んでまいりました。
しかしながら、弊社単独での企業努力では吸収しえない範囲のものとなり、誠に不本意ではございますが、製品の価格改定を実施させていただきたくご案内申し上げます。
つきましては、10月〇〇日受注分より、新価格を適用させていただきます。
誠に無理なお願いとは存じますが、諸事情をご賢察いただきご理解、ご協力賜りますようお願いいたします。
商品の新価格一覧表を1点添付いたしますので、ご確認ください。
・「○○○○シリーズ新価格一覧」(PDF形式)
データが開けない等の問題がありましたら、ご一報いただければすぐに再送させていただきます。
取り急ぎまずはメールにて、お知らせかたがた、お願い申し上げます。
○○株式会社 事業部
生田博史
〒000‐0000 東京都○○区○○町○○ 〇ビル2階
℡：03‐0000‐0000
Fax：03‐0000‐0000
mail：0000@0000.00
URL：https//○○○○
ビジネスメールではほんの僅かな気遣いで取引先の印象も大きく変わります。
10月は色々と変化のある時期でもあるので、本文以外にも十分に気を配ってメールを作成してください。
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