PTAから発行される文書は主に役員の方が作りますが、
良く悩む部分はその時期の時候の挨拶が多いようです。
でも、実はもっと注意すべき点があります。
今回は10月の文書の例を参考に時候の挨拶とPTA文書作成の注意点をまとめてみます。
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１、
PTA文書の基本形式
２、
１０月の時候の挨拶の例
３、
文書作成時に気にかけること
４、
文書の実例
に分けて進めていきます。
PTA文書の基本形式
PTA文書は保護者の方々や学校関係者に向けて出されるので、
扱いは公式文書です。
多くの学校ではほぼ決まった形式があって、それに従ってつくれば簡単、と思ってしまいがちです。
でも実は、この決まった形そのものに間違いがあって、それがずっと引き継がれてしまっているということがあります。
学校で使う文書でも、相応しくない文言や、敬語の使い方が間違ているものもありますので、
その都度修正できるだけの知識を持っていた方が良いでしょう。
この点は後ほど説明していきます。
では、よく見られる形式から見ていきましょう。
◆基本的な形式
この画像の順番で説明していきます。
①日付
この上に文書番号を入れることもあります。
日付は文書を製作し終わった日ではなく、配布予定日にします。
②宛名
文書を渡す相手を左寄せで書きます。
多くの場合は生徒の保護者の方、先生方に宛てたものになります。
③発信者名
文書の発信者の役職と名前を書きます。
⑤件名
どんな文書なのかを記す題名です。
一回り大きなフォントで書きます。
⑥本文
具体的な用件を書きます。
通常は
前文、主文、結び、
という構成になり、前文に時期に合った時候の挨拶を入れます。
⑦別記
「記」と記し、本文では説明しきれない内容、案内などをまとめて書きます。
⑧別記の内容
追記の具体的な内容です。
⑨締めくくり
文書がここで終了することを記します。
「以上」と結ぶことが多いです。
基本的な形式はこのようになります。
レイアウトに気を付けて書いてください。
では、具体的な内容に入る前に１０月の時候の挨拶をチェックしておきましょう。
１０月の時候の挨拶
PTA文書では時候の挨拶はほぼ形式的で、それほど重要視されません。
でも、季語が相応しくない時期に使われていたりすると、指摘を受けることもあるでしょう。
上旬、中旬、下旬と使える季語も違いますから、基本的な時期を抑えておくことは重要です。
形式は
季語＋「～の候」「～のみぎり」「からの折」＋相手を気づかう言葉
という改まった形が良く用いられます。
また、10月は二十四節気の
寒露(8日ごろ)と
霜降(23日ごろ)があるので、この二つを上旬、中旬、下旬の境にするとよいと思います。
◆１０月上旬の季語
改まった表現でつかわれるものは
秋晴 秋色 仲秋
などが一般的です。
これらを先ほどの形の季語の部分に当てはめます。
また、気候や天候はその年によって異なりますので、雨の多い年には「
秋晴」を使うのは不自然です。
最適な季語をえらぶようにします。
例
秋晴の候 保護者の皆様方にはますますご健勝のこととお慶び申し上げます。
など
◆10月中旬の季語
この時期には
寒露 秋麗(うららかに晴れ渡る秋の日)
紅葉 などが使われます。
例
寒露の候 役員の皆様方にはますますご壮健のこととお慶び申し上げます。
など
◆10月下旬の季語
10月下旬には
霜降 初霜 錦秋(紅葉が錦の様に美しい秋) など
例
錦秋の候 皆様方にはますますご健勝のこととお慶び申し上げます。
◆10月を通して使える季語
また、時期をあまり気にせず、10月を通して使える季語もあります。
秋冷 秋涼 菊花 秋雨 など
「
秋冷」や「
秋涼」は9月下旬ごろから10月いっぱいくらいまで、
「
菊花」は菊の花が咲くころなので、年によって差がありますが、10月一杯は使えると思います。
「
秋雨」は前線が活発で雨の多いときに使います。
◆10月に使える季節を表す言葉
特に保護者の方々に向けた文書で改まった表現を嫌う場合にはその時期に合った表現を時候の挨拶に使うことがあります。
この場合には
季節を表す表現＋相手を気づかう言葉
という形を使います。
例、
秋風がさわやかに感じられる季節となりました。皆様ますますご健勝のこととお慶び申し上げます。
秋晴れの空が清々しい季節になりました。保護者の皆様にはますますご健勝のことと存じます。
など、自分に近い立場の方に宛てたものなら、こういった表現も使ってよいでしょう。
これらの時候の挨拶で本文を始めます。
具体的には後であげる文書全体の例文を参照していただくとして、
次にPTA文書を書く時の注意点を先に抑えておきます。
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PTA文書作成時に気にかけること
自分で考えて文書を作る場合には、色々調べてから取り掛かるか、書いた後で校正したりといろいろと大変です。
一方決まった形式のある場合には言葉を当てはめれば完成する一方、
適切ではない表現や内容が長年そのままになっていることもあります。
◆既存の文章にありがちなこと
・上から目線の表現
おそらくPTA文書を学校関係者が作ったか、立場的に保護者よりも優位な方が考えた場合がこれに当たります。
例えば、なにかお願いをするはずの文書の表現が、強制、威圧、のニュアンスをもった表現になっていたりすることも見られます。
また、PTAの役員とその他の保護者の間でも本来は対等な立場なので、
上から目線は受け取った保護者の方々にはかなり評判が悪いものになります。
・わかりづらい表現
あまりにも回りくどく、間接的だったり、丁寧にしようとするあまり、本来の要件がうまく伝わっていないものもしばしばあります。
用件はシンプルに、簡潔に、が原則です。
・宛名の二重敬語
特に宛名で気を付けたいのが、
○○○○ 校長先生 様
など、
役職の後に「様」を付けてしまうミスです。
パソコンなどで管理して送り先をラベルで貼る場合にはこのミスがそのままになっていることもあります。
役職だけで十分ですから、送る際にはこの点も注意しましょう。
◆文章を書く時のかなと漢字の注意点
以前に文章中のかなと漢字の注意点をこのブログの記事
時候の挨拶 5月下旬に学校関係の文書を書く時の注意
で細かく触れましたが、ここでも少し、復習しておきます。
・
こども→
子ども(子供は×)
・
こどもたち→
子どもたち(子供達は×)
・
おれい→
お礼(御礼は×)
ついやってしまいそうなものも多いので書き終えた時には一度読み直して、チェックしてください。
また、
・
ご多忙中(×)→ご多用中(〇)
・
ご参加頂きますよう(×)→ご参加いただきますよう(〇)
など、日頃癖になっているものを例に挙げてまとめていますので、
時候の挨拶 5月下旬に学校関係の文書を書く時の注意
で言葉の最終チェックをして見てください。
では実際のPTA文書を見て確認しましょう。
文書の実例
はじめに、紹介したレイアウトの内容に沿っています。
◆PTAから保護者に向けての協力のお願い
①
令和元年 10月〇日
②
保護者の皆様
③
○○中学校PTA
会長 ○○○○
⑤
PTA奉仕作業のお願い
⑥
秋風が心地よく、過ごしやすい日が続いておりますが、保護者の皆様におかれましては、ますますご健勝のこととお慶び申し上げます。
日頃から、○○中学校のPTA活動にご理解とご協力を賜りまして、厚く御礼申し上げます。
さて、先日ご説明いたしました通り、11月〇日開催の第〇〇回○○中学校文化祭に向け、野外ステージ開設準備のため、グランド周辺の整備作業を下記の日程で行います。
ご多用の事とは存じますが、何卒ご参加くださいますようお願い申し上げます。
⑦
記
⑧
１、日時：10月26日(土) 午前10時より正午まで
２、集合場所：体育倉庫前
３、服装：動きやすく、汚れててもよい服装でお願いします。
４、駐車場：職員用スペースをご利用いただけます。
５、その他：作業に必要なものはこちらで準備いたします。
※雨天の場合は延期いたします。
⑨
以上
◆PTA役員から会員へのお知らせの例
①
令和元年 10月〇日
②
会員各位
③
○○小学校PTA会長 ○○○○
保健部長 ○○○○
⑤
防災訓練のご案内
⑥
秋涼の候、会員の皆様方にはますますご壮健のこととお慶び申し上げます。
日頃は、保健部の活動にご協力いただき深く感謝申し上げます。
さて、本年も○○消防署の職員の協力のもと、下記の日程で防災訓練を実施いたします。
もしもの時の対応方法を救急隊員の方から直接講習していただく機会を設けましたので、多数のご参加をお願いいたします。
消火器の基本的な使い方から、AEDの使用法まで災害発生時の対応を体験していただき、救急についての知識を学ぶ良い機会にしていただければ幸いです。
⑦
記
⑧
１、日時 10月〇〇日(〇) 14時～16時
２、場所： ○○小学校体育館
３、講師： ○○消防署職員
４、訓練内容： 地震発生時の避難誘導 消火訓練 人工呼吸・心臓マッサージ AED使用法 他
５、服装： 動きやすい服装でお願いします(スカート不可)
６、連絡先： 保健部役員○○○○ 電話番号：000-0000-0000
⑨
以上
また、本文は「拝啓」ではじめ、「敬具」で締めくくることもあります。
決まった形があるPTA文書ですが、学校で定められているものが正確とは限りません。
修正する際にはほかの役員の方に相談したり、学校と打ち合わせしたりしながら行うと角が立たず、スムースに行くでしょう。
10月の季語とともに参考にしてください。
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