ビジネス文書を書く時の定番、時候の挨拶。
本文の冒頭では季節に合ったものを使います。
今回は9月の季語を例にとってビジネス文書でつかわれる例をあげてみます。
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ビジネス文書は特に社外に向けたものがたいせつですが、
社交辞令などで、使われる
挨拶状 招待状 お悔やみ 暑中見舞いに代表される見舞状
と
業務で使用される
通知状 紹介状 案内状 請求状 抗議文 などに
分けられます。
今回はこれらから二つの例を見ていきます。
まずは9月の季語から見ていきましょう。
9月の季語
ビジネスで使う時候の挨拶は特別な場合を除いて、改まった形式を使います。
季語+「~の候」「~のみぎり」「~の折り」+相手を気づかう言葉
この形式が基本になります。
当てはめる季語も上旬、中旬、下旬に分けてふさわしいものを選ぶようにします。
◆9月上旬の季語
9月7日頃までは
処暑にあたります。
1日からこの処暑までを上旬ととらえます。
秋暑 納涼 早涼 新秋
などは暑さと秋の気配が混在する季節感を出すときに使います。
孟秋 新涼 初秋
などは秋の本格的な始まりを感じるときに使うとよいでしょう。
その年の気候によって残暑の厳しい年と秋の訪れが早い年があるので、うまく使い分けます。
例
秋暑の候 納涼のみぎり 孟秋の候 新秋の折り
など
◆9月中旬の季語
9月8日ごろから22日頃は
白露と言われる時期に当たり、秋の本格化を感じる時期です。
秋涼 爽秋 涼風 白露 秋晴
など。
涼しく過ごしやすい時期を表す季語を使います。
例
秋涼の候 涼風の候 白露の候 秋晴のみぎり
など
◆9月下旬の季語
9月23日頃からは
秋分と言う時期に当たります。
秋冷 秋分 秋晴 など
涼しさから肌寒さを感じる始める時期に入ります。
例
秋冷の候 秋分の候
など
ではこれらを当てはめるビジネス文書の定型を見てみましょう。
ビジネス文書の定型
ビジネス文書はほぼ形が決まっていて、
基準となる形をしていればそれほど難しいものではありません。
では基本となる形を見てみましょう。
◆基本となるビジネス文書の形
この画像のように
①日付
②宛名
③発信者
④件名
⑤本文
⑥記
⑦追記
となります。
①の日付は社内文書、社外文書のどちらにも必要です。
社内文書の場合には文書番号を一緒に記すこともあります。
②の宛名は左寄せで、相手の会社名と担当の方の名前を入れます。
③発信者は、こちら側の会社名、担当者名を書きます。
④件名は一回り大きなフォントで、中央寄せで書きます。
⑤本文は用件を伝えるメインの部分ですが、
語頭、あいさつ文、主文、末文から構成されます。
⑥記は本文の補足情報でもあります。
時刻、場所、取引詳細を明確に記します。
⑦追伸は省略されることもあります。
招待状などでの注意事項を書いたりします。
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◆縦書きで書かれる場合の文書
ビジネス文書の中でも
役員の就任の挨拶状などは縦書きで書かれることもあります。
文章はほぼ決まっていて、当人の名前を当てはめるだけというものになります。
①には件名を一回り大きなフォントで書きます。
②の本文は横書きと同様、語頭、挨拶文、主文、末文
という構成です。
③は日付
④は社名と発信者を省略しないで書きます。
⑤には追記を書きます。
ではそれぞれの例文を見ていきましょう。
ビジネス文書の例文
上の例で紹介した形式に合わせた例を紹介します。
◆ビジネス文書の例 お詫び状の例(横書き)
①
令和元年 9月 〇日
②
株式会社 ○○〇商事
営業部 ○○○○様
③
○○○○株式会社
事業部 ○○○○
④
商品不具合についてのお詫び
⑤
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、この度、貴社よりご注文いただきました「○○」につきまして、当社で改めて検査いたしましたところ、ご指摘の通り不具合が確認されましたので、正常な品とお取替えするよう手配いたしました。
貴社に多大なご迷惑をおかけしたこと深くお詫び申し上げます。
今後はこのような不具合が無いよう、細心の注意を払ってまいります。
敬具
※通常の文書では
秋暑の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
の様に季節感を出したものになりますが、お詫びの時には季節感を出したものは避けることもあります。
このあたりはお詫びする内容にもよりますが、
マイナスな内容の文書では時候の挨拶そのものを省略することもあります。
⑥と⑦は今回ありません。
◆ビジネス文書の例 社長就任の挨拶状(縦書きの例)
①
社長就任のご挨拶
②
拝啓 秋涼の候、ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のご高配を賜り、ありがたく厚く御礼申し上げます。
さて、私儀、このたび定時株主総会において代表取締役社長に選任され、本年9月20日付をもって就任することなりました。
若輩の身ではございますが、全力で業務に精励する所存でございますので、今後とも倍旧のご指導ご鞭撻を賜りますようお願い申し上げます。
略儀ながら書中をもちましてごあいさつ申し上げます。
敬具
③
令和元年 9月15日
④
株式会社○○○○
代表取締役 ○○○○
⑤はありません。就任のパーティーを行うときには別途でお知らせをします。
◆ビジネス文書の例 創立記念バーティーの案内(縦書き)
横書きでも構いませんが、今回は縦書きの例を紹介します。
①
創立10周年記念祝賀会のご案内
②
拝啓 秋晴の候、ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のご厚情を賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、弊社は今年で創立10周年を迎えるに至りました。
これもひとえに皆様のご指導ご厚情の賜物と、社員一同感謝いたしております。
つきましては、下記の日程で祝賀の集いを催し、皆様に日頃の感謝の意を表したく存じます。何卒、ご来臨賜りますようお願い申し上げます。
まずは、略儀ながら、書面をもってご挨拶かたがたご案内申し上げます。
敬具
③
令和元年 9月20日
④
株式会社 ○○○○
代表取締役 ○○○○
⑤
記
祝賀の集い日時:令和元年 10月〇日( 〇曜日) 17時より
場所:○○ホテル ○○会場
お手数ながら、同封のハガキにて、ご都合の程をお知らせくださいますようお願い申し上げます。
9月は移動などもある時期です。
取り引き先の方に送る文書の参考にしてください。
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