暑中見舞いは普通はハガキを使って出すのが礼儀、
でも最近はメールでのやり取りも増えています。
今回は上司に暑中見舞いをメールで出すときの例文とその注意点を紹介します。
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１、
暑中見舞いをメールで出すとき
２、
メールで出すときの注意点
３、
上司に出すときの暑中見舞いの構成と例文
の順番に進めていきますが、ビジネス文書のやり取りをメールでするときにも注意すべき点にも触れていきます。
暑中見舞いをメールで出すとき
メールが普及してきたとはいえ、暑中見舞いはハガキで出すのが正式なマナーです。
ですから一般的には職場の上司にもはがきが正式です。
でも、相手によってはメールでのやり取りをしてもケースもあります。
◆メールでのやり取りができる場合
・メールが職場の慣習的なものになっている
業種により、IT関係の企業、など全てのやり取りをメールで行っているなどのケースが考えられます。
この場合でも、社内で暑中見舞いをハガキで多くる習慣があれば、メールは避けます。
・ごく親しい間柄
お互いがとくに親しい間柄であれば、メールでも失礼に当たらないでしょう。
相手の関係をよく考えて決めることがたいせつです。
・お歳暮、お中元、年賀状などの慣習を廃止している
こうした慣行を廃止している場合に日ごろのお礼を伝えたい場合にはメールも一つの選択肢です。
何れの場合も、送る上司との関係をよく考えて決めることが大切です。
ではメールで送るときの注意点を見ていきましょう。
メールを出すときの注意点
暑中見舞い以外でもメールにはマナーがあります。
また、最近はウイルスメールがメールが送りつけられてくることも日常的にありますから、
それらと誤解されるような体裁にしないことも大切になります。
◆相手にメールを送るときの注意点
・一目で用件が分るタイトルを付ける
不特定多数に送られるウイルスメールには次の様なタイトルがついていることがあります。
お世話になっています。
Re:
no subject
または、
先日はありがとうございました。
Re:
no subject
など誰にでも当てはまるようなものは怪しいメールと判断して開封しない方も多いでしょう。
たくさんのメールの中にあっても、
どのような用件で、
誰から送られたメールなのか
がはっきり問わkるタイトルを付けるようにします。
例
暑中お見舞い申し上げます【○○美穂より】
または
【○○課○○美穂より】暑中お見舞い
の様にタイトルを見ただけでこの2点がはっきりと分かるようにします。
・機種に依存する絵文字などは避ける
例えば、パソコンと携帯、スマホ間の通信では絵文字などが文字化けすることがあります。
また、携帯のキャリア同士が違うと同じ絵文字でも相手方に違うデザインで表示されます。
auとNTTドコモ間での通信では同じ絵文字でもデザインが違ったりしますから、
送る側が意図した表示にはなりません。
ですから、絵文字は避けます。
機種依存文字も文字化けの可能性がありますから、使わないようにします。
・ウイルス対策はきちんとしておく
常識的なことですが、ウイルスソフトを入れてパソコンなどを保護します。
ウイルスに感染した機種からメールを送ってしまうと、上司の方の端末も感染させてしまいます。
最低限のマナーを守っておきましょう。
ではこれらに注意して暑中見舞いを書いてみましょう。
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上司に出すときの暑中見舞いの構成と例文
暑中見舞いは
小暑(7月7日頃)から立秋(8月7日頃）までに相手に到着するように出します。
メールの場合はタイムラグはほとんど無いと思いますが、
まれにサーバーのトラブルや通信障害で遅れることもあります。
多少、余裕を持って送った方が良いでしょう。
◆上司に宛てた暑中見舞いの構成
基本的な構成は次のようになります。
①暑中見舞いの言葉
②相手への気遣いの言葉
③日頃の感謝
④相手の健康を気遣う言葉
⑤日付(元号で記す)
⑥自分の名前
今回は上司の方への暑中見舞いなので③と④の間に今後の目標を入れ、
⑥の自分の名前はメールの署名で置き換えます。
では例文を見てみましょう。
◆例文
例１
タイトル：【総務課 青木雄二より】暑中お見舞い
暑中お見舞い申し上げます。
暑い日々が続きますが、お変わりなくお過ごしのことと存じます。
日頃は何かとお心にかけてくださいましてありがとうございます。
一足早く夏休みをいただきありがとうございました。
休み明けからは心機一転、気持ちを新たに頑張る所存ですので、変わらぬご指導のほどよろしくお願い申し上げます。
例年以上の暑さが続いておりますので、お体ご自愛ください。
令和元年 盛夏
…………………
青木雄二
tel.000-0000-0000
E-mail:**＠**.**
…………………
例２
タイトル：暑中お見舞い申し上げます【後藤由香里より】
暑中お見舞い申し上げます。
4月に総務課に配属され、早いもので8月になりました。
全く違った職場に戸惑う私を温かく迎え入れていただき、日々感謝しております。
一日も早く、諸先輩方の力になれるよう今後も努力してまいりますので、
変わらぬご指導よろしくお願いいたします。
今年の夏は特に暑さが厳しいですから、何卒お身体ご自愛のほどお祈り申し上げます。
令和元年 盛夏
…………………
後藤由香里
tel.000-0000-0000
E-mail:**＠**.**
…………………
普段、顔を合わせている間柄なら、「
お変わりなくお過ごしでしょうか」という相手を気づかう文言は省略してもよいでしょう。
また、この時期の時候の挨拶については
7月の時候の挨拶 盛夏の候はいつ頃のことなのか
時候の挨拶 7月中旬にビジネスで使う表現
時候の挨拶 7月上旬に就活で使う表現
で詳しく紹介していますので、参考にしてください。
暑中見舞いをメールで出すときには
相手との関係、会社の慣習を考慮して、
メールを送るときのマナーをキチンと踏まえて送ります。
暑中見舞いを送るときの参考にしてみて下さい。
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